物业管理有限公司行政工作手册
2025-08-06
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目 录
一、 前言
二、 管理处行政部的工作职责
三、 公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责
四、 管理处行政制度及流程
1 保密规定
2 廉洁守则
3 收发文及档案管理
4 月报制度
5 表格格式的管理规定
6 文件格式的管理规定
7 管理处印章使用管理规定
8 资产管理规定
9 采购、仓库管理规定
10 物品领用制度
11 集团网手机使用管理规定
12 对讲机使用管理规定
13 工作任务单使用办法
14 图书借阅管理规定
15 制服管理规定
16 车辆使用和管理制度
17 宿舍管理制度
18 电话接听制度
19 电话管理制度
20 节约用纸、使用二次用纸的规定
21 办公区域的管理规定
22 办公行政管理规定
22．1员工证
22．2更衣柜、钥匙的管理
22．3电脑使用与管理
22．4复印使用管理
22．5传真机使用管理
22．6办公费用控制
六、相关表格
（一） 模版
1公文模版
2信函模版
3传真模版
4备忘录模版
5会议纪要模版
6内部工作联系单模版
（二） 表格
1请购单
2工作任务单
3公司车辆使用申请表
4车辆维修申请表
5固定资产申请表
6非固定资产申请表
7实物资产处理申请表
8实物资产转让申请表
9合同审批流程表
10 名片印制申请表
11 报价分析报告
12 事务应酬费用申请及报销申请表
13 行政费用分析表
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前 言
本《行政工作指引手册》为新世界物业管理有限公司资源部及辖下各管理处在行政管理方面的业务指
引桥梁，管理处行政负责人为主要联络人，具体负责与公司资源部进行行政业务联络和沟通。
物管公司资源部对本手册具有修改权和解释权。
资源部
管理处行政的工作职责
1、 贯彻落实物管公司制定的行政管理制度，在做好管理处行政后勤支持的同时，控制及节约行政成
本；
2、 组织和监督办公行为规范的执行，维护办公环境的整洁、卫生及安全；
3、 负责管理处的各类物品采购和固定资产管理；
4、 严格执行保密制度，负责管理处文件、资料、档案、图书等管理。
1）管理体系文件的发放管理。
2）行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及档案资料的立卷归档。
3）管理处合同、协议、评审记录、业务信息等其它文件的整理。
4）指导管理处各部门的文件资料管理。
5）管理处各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理。
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5、 负责管理处会议的组织、安排、记录及跟踪落实；
6、 根据公司规定，协助管理处主任进行管理处印章管理；
7、 按照公司指引编制管理处行政办公预算，并严格按照经审批预算执行及复核管理处日常办公费用
的支出。
8、 完成其他日常行政事务性工作；
物管公司资源部与管理处行政在行政管理方面的角色和职责
一、 资源部与管理处行政的定位和角色：
资源部 管理处行政
规章制度的草拟者
业务的支持者
业务的监督者
业务咨询顾问
规章制度的执行者
业务的优化者
业务的实践者
基层信息的提供者
二、资源部与管理处行政职责描述：
资源部 管理处行政
1、 组织制定公司及管理处的行政工作发展规划及管
理制度，编制实施计划与预算，审核各管理处的
实施计划及预算；
2、 修订、执行、监督、完善公司行政和后勤管理制
度、工作流程，确保行政后勤管理的顺利进行；
监督管理处行政的运作，为管理处行政协调解决
疑难问题；
3、 组织、协调公司各类活动；
4、 制定公司及管理处的档案管理规定，按照《档案
管理规定》归口管理公司档案工作；监督、指导
管理处的档案管理；
5、 各项日常行政事务的统筹，公司本部日常行政事
务的具体实施；
6、统筹公司所有资产管理，具体实施所有资产转
移、废旧处理工作；具体执行公司本部的日常资
产管理工作；
7、 收集各管理处日常运行资料，整理公司的运行情
况资料；
8、 负责公司与项目管理中心、各管理处、外单位的
文件收发、流转及管理工作的收发、流转及管理
工作；
9、配合公司各职能部门及管理处的工作。
1、 执行公司的行政管理制度，按照公司的指引编制
管理处行政预算，认真执行公司行政预算，并及
时提出优化成本的好建议；
2、 严格执行各行政和后勤管理制度、工作流程，确
保公司行政后勤管理的顺利进行；接受公司行政
的监督；
3、 组织协调管理处各类活动及会议，并配合实施公
司各类活动；
4、 按照《档案管理规定》管理管理处档案工作；接
受公司档案管理的监督和业务指导；
5、 管理处日常行政事务的具体实施；
6、 具体负责管理处的日常资产管理工作，包括申
购、采购、转移、维护、维修、录入资产卡片、
费用报销；
7、 收集、提供管理处日常运行情况资料；
8、 负责管理处与物管公司、所在项目的项目部、销
售部及外部单位的文件收发、流转及管理工作；
9、配合物管公司及管理处其他部门的工作。
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三、资源部与管理处行政具体业务管理的工作描述：
事务类型资源部 管理处行政
1、行政规章制度 起草公司及管理处行政管理制度；
执行公司行政管理制度；
监督管理处执行公司行政管理制度
检查、完善现行各项行政管理制度。
执行物管公司行政管理制度；
汇报管理处行政手册的执行情况及提
出改进建议。
2、预算管理 编制公司行政预算的费用指标；
编制公司本部的行政预算；
协助管理处完成行政预算；
执行公司的行政预算，对预算目标负责；
监督管理处执行行政预算；
对公司及管理处的行政预算执行情况做定期检
讨。
编制管理处行政预算；
执行公司批准后的行政预算；
定期检查汇报管理处行政预算的执行
情况。
3、收发文管理 制定公司及管理处的收发文管理规范；
负责公司本部所有的收发文事务；
监督管理处的收发文管理情况。
执行公司的收发文管理规范；
负责管理处所有的收发文事务；
汇报管理处的收发文执行情况，并提
出优化改进建议。
4、文档管理 制定公司文档管理标准文件，并统筹实施，包
括统一发文格式、统一表格格式等；
草拟、公布、完善公司的文本和表格模式。
按公司文档管理标准规定的细则，实
施文档管理工作；
正确使用公司文本和表格模式。
5、档案管理 制定公司及管理处的《档案管理制度》；
负责公司及管理处的证照、合同、文件等重要
档案的集中管理；
发挥档案价值，保障档案安全完整；
监督管理处档案管理工作；
组织实施公司本部档案室盘点工作。
依照公司《档案管理制度》建立管理
处档案管理工作程序；
管理好物管公司的所有文档资料；
汇报管理处的档案管理情况，并提出
优化改进建议；
6、印章/用章管理 制定公司《印章管理规定》、《申请盖章管理
规定》及其他相关制度和流程；
监督、实施公司印章、盖章及其他相关制度和
流程；
审批各管理处刻制管理处印章申请；
严格执行《印章管理规定》、《申请
盖章管理规定》及其他相关制度和流
程；
按工作需要申请刻制管理处印章，并
妥善保管；
8、资产采购及管理 制定公司《资产管理制度》、严格要求实施资
产管理和资产保全工作；
指导、监督、检查各管理处的资产管理工作；
在各管理处之间合理调配各类资产，组织执行
资产转移工作；
制定资产采购流程及相关应用表格；
按照行政采购审批权限实施物管公司的资产采
购工作；
公司本部资产的日常维护管理。
按公司《资产管理制度》、的职责要
求，严格实施资产管理和资产保全工
作。
对资产管理过程中出现问题的及时汇
总、上报；
配合执行公司资产转移工作；
严格按照公司资产采购流程和权限进
行实施采购；
管理处资产的日常维护管理。
9、各类日常行政事务（饮
用水、用餐、快递、车辆调
负责日常行政事务供应商的甄选、评价、反
馈、适时更换等事务。
负责本管理处各类办公设备、设施维
护、调配等工作；
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度、办公用品采购/分发、办
公设备的维护、指定供应商
的意见反馈等）
制定日常事务操作规范，并监督实施情况，提
出意见和改进建议；
优化公司日常行政工作，提高工作效率。
按公司的要求与有关供应商合作，并
及时反馈对供应商的赞许/意见/建
议；
优化本管理处日常行政工作，提高工
作效率。
11、报告关系/类别： 1、 行政月报汇总：
2、半年度行政工作报告；
3、年度工作报告；
4、 各类会议纪要；
5、 审核管理处年度行政预算。
1、 行政月报
2、半年度行政工作报告；
3、年度工作报告；
4、 各类会议纪要；
申报管理处年度行政预算
行政工作制度及流程
1 保密规定
为了加强对公司/管理处信息资料的综合保护，完善公司办公室/管理处工作规程管理，现根据
国家有关保密管理规定及劳动法规，结合公司/管理处运作之实际，特制定本规定。
1.1 保密的范围
1.1.1 本规定所指保密的范围是指未经许可不能向他人透露的涉及公司/管理处各方面运作的所有信
息资料，包括商业秘密、技术信息、业主资料、经营信息及公司/管理处认定为秘密的其他资料。
1.1.2 商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性的技术信息和经营信息 ；
或者是因被泄露而引致公司/管理处权益受损的内容。技术信息和经营信息包括但不限于客户/业
主资料、合同资料、推广计划、管理策略、预算、薪酬制度、人事资料、财务计划、会计资料、规划设
计图纸、方案及计划、程序软件、技术参数、网络信息以及与公司/管理处业务有关的资料。
1.2 保密文件的控制
1.2.1 保密文件的界定
1.2.1.1 由物管公司经理/管理处主任根据文件的内容与时效性，界定本公司/管理处文件是否属保
密文件。
1.2.2 保密文件的保管
1.2.2.1 所有保密文件必须由专人负责保管。
1.2.2.2 保密文件派发时，须在文件上注明“密件，不得复印”字样。任何人如复印或抄录保密文
摘要：
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更多资料淘宝搜索店铺商道学院微信76650998目录一、前言二、管理处行政部的工作职责三、公司资源部与管理处行政部在行政管理方面的角色和职责四、管理处行政制度及流程1保密规定2廉洁守则3收发文及档案管理4月报制度5表格格式的管理规定6文件格式的管理规定7管理处印章使用管理规定8资产管理规定9采购、仓库管理规定10物品领用制度11集团网手机使用管理规定12对讲机使用管理规定13工作任务单使用办法14图书借阅管理规定15制服管理规定16车辆使用和管理制度17宿舍管理制度18电话接听制度19电话管理制度20节约用纸、使用二次用纸的规定21办公区域的管理规定22办公行政管理规定22．1员工证22．2更...
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