进出口贸易作业标准化手册(

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进出口贸易作业标准化手册(范例)

□ 组织系统

详见组织系统图 18.2.1。

图 18.2.1 组织系统图

□ 业务流程

1.新产品开发(样品收集)。

2.客户开发。

3.客户询价(电报、信件、电报处理)。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及 L／C 催开。

8.出货。

9.押汇(出货通知)。

10.付款。

□ 业务处理细则

1.新产品开发(样品收集)

(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表 18.2.2)，写明以下资料：

① 临时编号。

② 品名、规格、包装。

③ 制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。

④ 开发成本。

⑤ 预估生产成本。

⑥ 制造商报价。

经理

业务科管理科

专业秘书总务人事会计

⑦ 可能销售对象及地区。

⑧ 预估售价。

⑨ 预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分

为 A、B、C 三类，A 类为极具开发价值，B 类为有开发价值，C 类为无开发价值。

(3)经评估列为 A、B 类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品

存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为 C 类之产品，产品卡列入次品档，

样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，

经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即 1995 年 6 月

10 日开发的产品，临时编号为 950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文

字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。

(6)① 产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、

五、六位数代表序号，第七位数填 A、B 分别代表 A 类产品或 B 类产品。

② 第一位数填 1 代表第一位数填 6 代表

〃 2 〃〃 7 〃

〃 3 〃〃 8 〃

〃 4 〃〃 9 〃

〃 5 〃

③ 第二位数填 1 代表

〃 2 〃

〃 3 〃

〃 4 〃

〃 5 〃

〃 6 〃

〃 7 〃

〃 8 〃

〃 9 〃

2客户开发：

(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：

① 制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。

② 产品市场研究、分析、及客户资料之收集。

③ 介绍新产品(邮寄新产品目录)。

④ 刊登广告、邮寄开发信。

⑤ 其他。

(2)客户开发应选择 A 类产品，并配合季节性需求。

(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划 (附表 18.2.3)，

并按职责列入个人工作计划(附表 18.2.4)。

3.客户询价(电报、信件、电话处理)

(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来

电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附

件 4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收

文簿。回函或回电副本存客户档(附表 18.2.6)。

(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依

客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表 18.2.7)，粘附处理。

(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。

(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上 (附表 18.2.8)，呈经理批阅，并依

指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电

话记录档，第二联按客户别归入客户档。

4.报价：

(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑

选产品 ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表 18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价

单上。

(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。

5.订单确认：

(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表 18.2.10)交专业人员，让厂

商确认买价及交货期后，打 SALES CONFIRMATION(S／C)(附表 18.2.11)，S／C 一式五联，

第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、

单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。

6.开立境内订单：

(1) 业务科依据 S／C 及成交卡开立境内订货单(附表 18.2.12)。

(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人

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进出口贸易作业标准化手册(范例)□组织系统详见组织系统图18.2.1。图18.2.1组织系统图□业务流程1.新产品开发(样品收集)。2.客户开发。3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确认。6.开立境内订单。7.生产督促及L／C催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。□业务处理细则1.新产品开发(样品收集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：①临时编号。②品名、规格、包装。③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。④开发成本。⑤预估生产成本。⑥制造商报价。经理业务科管理科专业秘书总务人事会计⑦可能销售对象及地区。...

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