采购部管理制度

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采购管理制度

一、总则

采购制度是严格按照公司的标准要求所制定。使其采购过程简化、程序可

循，做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采

购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、采购部工作内容及职责

（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。

（二）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

（三）负责公司工程所需材料的采购工作。

（四）负责供应商的开发、管理及维护工作。

（五）坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

（六）大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供应商以上参与。

（七）积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

（八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

（九）做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

（十）建立采购档案：将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每

一年的材料供销合同与相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料

审批表统一管理。

（十一）完成领导交办的其他工作。

三、工作指导流程

采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责

任，采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本。建立高效、实用、

完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在项目实施的

过程中，采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心等各个部门的大力

支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来

提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。

（一）项目过程中指导流程

1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标

的材料报价，以便更好的达到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免发生

投标价低于实际采购价的情况出现。

2、项目正式运作后，采购计划由具体项目经理提供《项目用料清单》（见

附表1），经总经理批准后，统一下达到采购部。收到材料请购单后，采购部

应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。

3、采购部接到《项目用料清单》后，根据所需材料的规格、数量、质量要

求及项目所在地等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的 3 家—5 家发

出《材料询价单》（见附表2）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料

询价单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应

商付款的依据之一，需妥善保存。采购评估委员会根据几家供应商的《材料询

比价表》（见附表3）进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。

由采购负责人正确填写《材料审批表》（见附表4），经审批确定后，采购部

与供应商签订《材料供销合同》，同时向项目部通知其准备收货。

4、供应商根据《材料供销合同》安排生产运输，各项具体要求以与我司签

订的供销合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。

5、项目部所需材料到场后，应由采购员负责材料的质量、数量检查，检查

中必须将供应商的送货单与我司的《材料供销合同》相对照，质量和数量都准

确无误后才能进行收货，然后填写《物料验收记录表》（见附表5）及《材料

进场验收单》（见附表6），相关责任人签字后回传采购部。

6、项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，

采购部填写统一的《材料付款申请表》（见附表7），同时向财务管理中心递

交此批次材料的《材料付款审批表》、《材料供销合同》和《物料验收记录

表》。由财务管理中心根据《材料供销合同》安排付款额度。

7、付款：供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务

管理中心在收到发票后即向供应商付款。

（二）合同管理指导流程

负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔

款项。

1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技

术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的

争取扣留质保金。

2、合同管理则按具体项目划分，直接采购部分按人头细分，重点跟踪供货

周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。

3、采购合同管理：采购部、财务管理中心统一管理。

（三）供应商管理工作指导流程

通过寻找新货源、拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进

行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），

对不合格供应商及时进行调整，并进行《合格供应商名录》备案（见附表

8）。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产能力、供应能力、资质证书

（执照年审）、产品证书等），并进行供应商评定备案（见附表9）。

（四）采购（比价）工作指导流程

熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地

等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，

做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其

损失由具体采购负责人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关

证件或检测报告。采购活动具体实施分以询价、比价、议价三个方面，在比价

和议价过程中做好记录及备案，《设备、材料物品比价议价记录表》（见附表

10）。

1、询价

询价可以通过多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供应商、供应商自

我推销、展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不

断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。

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摘要：

采购管理制度一、总则采购制度是严格按照公司的标准要求所制定。使其采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二、采购部工作内容及职责（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。（二）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。（三）负责公司工程所需材料的采购工作。（四）负责供应商的开发、管理及维护工作。（五）坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。（六）大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供应商以上参与。（七）积极了解材料的短缺、发货、...

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