管理制度—财务--八大循环内控制度-採購及付款循環

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《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
編號
版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
頁次
1/20頁
內部控制制度
《採購及付款循環》
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
編號
版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
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文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
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版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
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文件履歷紀要頁
文　件　發　行　單　位 文　件　管　制　等　級
管理代表 □管制文件 □非管制文件
文　　件　　履　　歷　　紀　　錄
版次 修　訂　內　容 核准 權責 編撰 日期
0第1版（新發行）
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
編號
版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
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1. 總則
1.1. 制定目的
為促使本公司「內部控制」（Internal Control）之「採購及付款循環」
（Purchase）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵
循。
1.2. 適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「採購及付款循環」作業程序與控制重點，
悉依照本文件之規範辦理。
1.3. 權責單位
資材、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，
負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。
2. 採購及付款循環
2.1. 循環圖
【見】（資料 1）「採購及付款循環圖」。
2.2. 循環作業
本循環之各項作業：
1) 請購作業（CP101），另訂之。
2) 採購作業（CP102），另訂之。
3) 進口作業（CP103），另訂之。
4) 驗收作業（CP104），另訂之。
5) 與合約不符作業（CP105），另訂之。
6) 付款作業（CP106），另訂之。
7) 差異分析作業（CP107），另訂之。
3. 附則
3.1. 制修廢與頒布實施
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
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日期
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2024/01/01
（股份有限公司　發行）
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本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，
交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。
3.2. 編號、版本、日期、頁次／頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數
等項，見本文件之頁首與頁尾。
3.3. 附件
3.3.1. 相關資料
（資料 1） 「採購及付款循環圖」
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
編號
版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
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（資料 1）「採購及付款循環圖」
《內控制度》《採購及付款循環》
採購及付款循環（總說明）
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版本
日期
CP100
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
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預 算
CP101
------→ 請 購
| ├--- -------- ---┐
| ↓ ↓
| CP102 CP103
|採 購 進 口
|
| ├--- -------- ---┘
| ↓
| CP104
|驗 收
|
| |
| ↓
|
是 否 合 格 否
CP105
| ------→ ------→ 與 合 約
不 符
|
| |
| ↓
|
是|
|
| |
| ├--- -------- ---┐
| ↓ ↓
| CP106
入 庫|付 款
|
|
↓ |
CP107 |
差 異 分 析 ←------ ---┘
《內控制度》《採購及付款循環》
請購作業
編號
版本
日期
CP101
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
頁次
8/20頁
第1節 作業程序
1. 提出需求
1.1. 調節性採購
依市場行情、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來走向
、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單
位採購。
1.2. 預算採購
依銷售預算或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請購單」，經單位
主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。
預算採購，包括下列二種採購：
1) 直接材料（常用材料）
係指直接耗用之材料。
2) 間接材料（常用物料）
係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。
可憑用料單位之需料通知單現用現購。
2. 檢查庫存
採購前應先檢查存貨是否具有下列情形：
1) 目前存量尚未達請購點/安全庫存。
2) 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。
3) 申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。
3. 臨時需求
緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製 造 單位主管
核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填「請購單」。
第2節 控制重點
1) 「請購單」必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別
運送及保存方式者，應加注意事項。
2) 「請購單」必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理。
3) 緊急採購不應經常發生，事後應補開「請購單」，追究原因是否為不可抗力，有無改
善計畫。
《內控制度》《採購及付款循環》
請購作業
編號
版本
日期
CP101
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
頁次
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4) 應定期檢討「請購單」，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。
第3節 相關資料
銷售預算、「客戶訂單」、「請購單」等。
《內控制度》《採購及付款循環》
採購作業
編號
版本
日期
CP102
1.0
2024/01/01
（股份有限公司　發行）
頁次
10/20頁
第1節 作業程序
1. 查詢供應商資料
1) 準備採購。
2) 調閱「供應商資料/廠商料件基本資料報表」，了解過去採購及詢價紀錄。
3) 向廠商詢比議價。
2. 決定購買方式
依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買：
1) 詢價
金額較小，不須書面比價，但仍以詢價方式向最低價廠商採購者。
2) 議價
採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請
購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。
3) 比價
若為特殊規格或供應廠商家數較少者。
4) 牌價收購
根據核定之收購價格收購者。
5) 長期合約採購
向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。
6) 招標
採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招
標為原則。
3. 決定訂購事項
由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主
管核准後採購。
4. 更新紀錄
將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入「供應商資料/廠商料件基本資
料」內。
第2節 控制重點
摘要：

《內控制度》《採購及付款循環》採購及付款循環（總說明）編號版本日期CP1001.02024/01/01（股份有限公司　發行）頁次1/20頁內部控制制度《採購及付款循環》《內控制度》《採購及付款循環》採購及付款循環（總說明）編號版本日期CP1001.02024/01/01（股份有限公司　發行）頁次2/20頁文件管制等級：　□管制文件　□非管制文件《內控制度》《採購及付款循環》採購及付款循環（總說明）編號版本日期CP1001.02024/01/01（股份有限公司　發行）頁次3/20頁文件履歷紀要頁文　件　發　行　單　位文　件　管　制　等　級管理代表□管制文件□非管制文件文　　件　　履　　歷　　紀　...

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