附件1.物业公司档案管理办法

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附件 1：

中铁建（北京）物业管理有限公司

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强物业公司档案的收集、整理与归档工作，保

证档案齐全完整，更好地为企业的生产经营和管理服务，根据档

案管理的有关法律法规和上级单位的相关规定，结合物业公司实

际，制定本办法。

第二条本办法中的档案是指反映物业公司在生产经营和

管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的

文件材料。

第三条本办法规定了科技档案、声像档案的收集、整理、

鉴定、保管、销毁、统计和利用及档案信息化建设的原则和方法。

人事档案由人力资源部门另行规定存档。

第四条本办法适用于物业公司所属各单位。

第五条物业公司所属各单位应加强对档案工作的领导，把

档案工作纳入各单位年度工作计划，纳入各单位管理的各个环节，

纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必

要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。

第六条物业公司档案工作接受中国铁建房地产集团有限

公司档案管理部门领导。

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第二章档案工作机构与职责

第七条按照国家规定及集团公司《档案管理办法》之规定，

凡是具有独立行文权及独立核算的的单位，均应建立档案部门

（室），配备与档案工作相适应的足够数量的专（兼）职档案人员，

对本单位的档案工作实行集中统一管理。

第八条物业公司及所属各单位应建立健全档案工作的组

织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组。

档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长由单位主管领导

担任，成员由分管领导以及有关部门负责人担任。档案工作领导

小组负责领导、监督和指导档案工作；档案鉴定工作领导小组负

责定期组织开展档案鉴定销毁工作。

第九条物业公司党群综合部是物业公司档案管理的工作

机构，对物业公司档案实行集中统一管理。

第十条物业公司党群综合部是档案管理的职能部门，主要

履行以下职责：

（一）贯彻执行档案法和上级有关规定，结合实际制定物业

公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；

（二）负责对物业公司所属各单位的档案工作进行统筹规划、

组织协调、监督和指导；

（三）负责指导物业公司机关各部门文件材料的形成、积累、

整理、归档工作，负责物业公司机关各部门的电子文件的归档、

管理与利用工作；

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（四）协助有关部门参与重要设备开箱检验确保档案齐全、

完整、准确；

（五）负责档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定、销毁和

统计等工作；

（六）按时向集团公司移交重要档案，定期接收所属单位档

案资料。

第十一条物业公司所属各单位主要职责。

物业公司所属各单位应指定档案分管领导和档案专（兼）职

人员，负责督促、指导本单位（部门）按要求及时归档；负责检

查档案在本单位（部门）保管、利用的合规性及安全保密情况；

负责档案有关规章制度在本单位（部门）的贯彻执行；负责针对

利用档案信息提高管理水平、促进科技进步、降低管理成本等。

（一）物业公司机关各部门专（兼）职档案管理员的职责：

1. 了解本部门的业务工作，负责本部门各类文件材料的收

集、整理、保管、利用等日常管理工作；

2. 确保归档文件材料的齐全、完整，保证案卷质量，定期向

档案部门移交；

3. 学习档案工作的基本知识，熟知本部门业务档案的归档范

围、保管期限、质量要求；

4．协助所属各单位的对口业务部门做好档案的归档范围、保

管期限等档案管理工作。

5. 配合档案管理部门完成物业公司档案管理工作。

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（二）物业公司所属各单位专（兼）职档案管理员的职责：

1. 贯彻执行档案法和上级机有关档案工作规划、计划、制度、

办法，结合实际制定本单位档案工作实施办法或细则；

2. 负责收集对物业公司有价值的资料，按时向物业公司移交

档案；

3. 收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计、利用本单位档案

及资料；

4. 参与本单位大型设备开箱检验，确保档案齐全、完整、准

确；

5. 负责本级机关电子文件的归档、管理与开发利用工作。

第三章档案管理制度

第十二条为规范物业公司档案管理，增强档案的实用性和

有效性，物业公司及所属各单位应建立健全档案工作的组织领导

体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档

案工作分管领导，建立由专兼职档案人员组成的档案管理网络体

系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入物业公司各项管理

制度中。

第十三条物业公司的档案工作根据国家集中统一、分级管

理的有关规定，对科技、文书、会计和声像、实物档案实行综合

管理,其档案由各立档单位档案部门集中保管。

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第十四条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制

度的规定，应归档的文件材料，由物业公司所属各单位进行收集、

整理，定期向档案部门移交归档。凡是应归档的文件材料，任何

单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

第十五条归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反

映物业公司业务发展、经营管理以及财务管理等各项活动的真实

内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用

圆珠笔、铅笔（特殊规定除外）、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、复

印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、

图像清晰，反差良好。归档文件材料和表格统一使用 A4 型纸张

（有特殊要求的除外）。

第十六条不作为归档文件材料的范围：

（一）上级单位的文件材料中，普发性不需物业公司办理的

文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，仅供工作

参考的抄件等；

（二）物业公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的

事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，

无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，

物业公司内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，

不需办理的抄送文件材料；

（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，

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—1—附件1：中铁建（北京）物业管理有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强物业公司档案的收集、整理与归档工作，保证档案齐全完整，更好地为企业的生产经营和管理服务，根据档案管理的有关法律法规和上级单位的相关规定，结合物业公司实际，制定本办法。第二条本办法中的档案是指反映物业公司在生产经营和管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条本办法规定了科技档案、声像档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计和利用及档案信息化建设的原则和方法。人事档案由人力资源部门另行规定存档。第四条本办法适用于物业公司所属各单位。第五条物业公司所属各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳...

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