行政部管理规章制度

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行政部规范化管理工具箱

目  录
第一章  行政部组织结构与责权.......................................................................................................5
第一节  行政部职能与组织结构..............................................................................................5
一、行政部职能.................................................................................................................5
二、行政部组织结构.........................................................................................................5
第二节  行政部责权...................................................................................................................6
一、行政部职责.................................................................................................................6
二、行政部权力.................................................................................................................8
第三节  行政部管理岗位职责..................................................................................................8
一、行政总监岗位职责....................................................................................................8
二、行政部经理岗位职责..............................................................................................10
第二章  前台接待管理.....................................................................................................................11
第一节  前台接待岗位职责.....................................................................................................11
一、接待主管岗位职责...................................................................................................11
二、接待专员岗位职责...................................................................................................11
第二节  前台接待管理制度....................................................................................................12
一、前台接待礼仪规范..................................................................................................12
二、来访人员接待管理制度..........................................................................................15
三、前台电话接听管理制度..........................................................................................17
第三节  前台接待管理表格....................................................................................................19
一、客人来访登记表.......................................................................................................19
二、函件收发登记表.......................................................................................................20
三、前台接待日志表.......................................................................................................20
第三章  办公事务管理.....................................................................................................................22
第一节  办公事务岗位职责....................................................................................................22
一、办公事务主管岗位职责..........................................................................................22
二、办公事务专员岗位职责..........................................................................................22
三、行政办公秘书岗位职责..........................................................................................23
第二节  办公事务管理制度....................................................................................................24
一、办公设备管理制度..................................................................................................24
二、办公用品管理制度..................................................................................................27
三、办公文书管理制度..................................................................................................31
七、图书资料管理制度..................................................................................................34
第三节  办公事务管理表格....................................................................................................36
一、办公设备登记表.......................................................................................................36
二、办公用品领用表.......................................................................................................36
三、办公文书会签单.......................................................................................................36
2

四、档案借阅审批表.......................................................................................................38
五、信件领取登记表.......................................................................................................38
六、印章使用登记表.......................................................................................................39
七、图书资料借阅表.......................................................................................................39
第四章  行政人事管理.....................................................................................................................41
第一节  行政人事岗位职责....................................................................................................41
一、行政人事主管岗位职责..........................................................................................41
二、行政人事专员岗位职责..........................................................................................42
第二节 行政人事管理制度..............................................................................................43
一、员工考勤管理制度..................................................................................................43
二、员工出差管理制度..................................................................................................48
三、公司会议管理制度..................................................................................................51
四、公司提案管理制度..................................................................................................55
五、日常纪律管理制度..................................................................................................58
第三节  行政人事管理表格....................................................................................................62
一、员工考勤登记表.......................................................................................................62
二、年度考勤汇总表.......................................................................................................62
三、员工请假申请单.......................................................................................................62
四、员工加班申请表.......................................................................................................63
五、员工出差申请表.......................................................................................................63
六、差旅费报销清单.......................................................................................................64
七、公司会议记录表.......................................................................................................64
八、提案管理记录表.......................................................................................................66
九、员工提案评定表.......................................................................................................66
十、员工奖惩记录表.......................................................................................................66
十一、员工违纪处理表..................................................................................................67
第五章  安全管理.............................................................................................................................68
第一节  安全管理岗位职责....................................................................................................68
一、安全主管岗位职责..................................................................................................68
二、安全专员岗位职责..................................................................................................69
第二节  安全管理制度.............................................................................................................70
一、公司值班管理制度..................................................................................................70
二、员工出入管理制度..................................................................................................72
三、车物出入管理制度..................................................................................................75
四、安全保卫管理制度..................................................................................................79
五、消防安全管理制度..................................................................................................83
六、公司保密管理制度..................................................................................................86
第三节  安全管理表格.............................................................................................................92
一、值班登记日志表.......................................................................................................92
二、保安执勤日志表.......................................................................................................92
三、外出员工登记表.......................................................................................................93
四、来宾出入登记表.......................................................................................................93
五、安全状况检查表.......................................................................................................93
六、防火设施检查表.......................................................................................................94
3

七、突发事故报告表.......................................................................................................95
八、事故统计汇总表.......................................................................................................95
第六章  车辆管理.............................................................................................................................97
第一节  车辆管理岗位职责....................................................................................................97
一、车辆主管岗位职责..................................................................................................97
二、司机岗位职责...........................................................................................................98
第二节  车辆管理制度.............................................................................................................99
一、公司车辆管理制度..................................................................................................99
二、车辆安全管理制度................................................................................................103
三、公司司机管理制度................................................................................................105
第三节  车辆管理表格...........................................................................................................109
一、车辆登记表.............................................................................................................109
二、车辆检查表.............................................................................................................110
三、车辆请修表.............................................................................................................111
四、保养记录表.............................................................................................................111
五、车辆加油表.............................................................................................................112
六、用车申请表.............................................................................................................113
七、派车记录单.............................................................................................................114
八、车辆事故单.............................................................................................................114
九、用车记录表.............................................................................................................116
十、车辆费用表.............................................................................................................118
第七章  总务后勤管理...................................................................................................................120
第一节  总务后勤岗位职责..................................................................................................120
一、总务后勤主管岗位职责........................................................................................120
二、宿舍管理专员岗位职责........................................................................................120
三、食堂管理专员岗位职责........................................................................................121
四、保洁专员岗位职责................................................................................................122
五、绿化专员岗位职责................................................................................................123
第二节  总务后勤管理制度..................................................................................................124
一、员工食堂管理制度................................................................................................124
二、员工宿舍管理制度................................................................................................127
三、清洁卫生管理制度................................................................................................130
四、环境绿化管理制度................................................................................................133
第三节  总务后勤管理表格..................................................................................................138
一、食堂卫生检查表....................................................................................................138
二、住宿人员管理表....................................................................................................139
三、清洁卫生管理表....................................................................................................141
第八章  公关事务管理...................................................................................................................143
第一节  公关事务管理岗位职责..........................................................................................143
一、公关事务主管岗位职责........................................................................................143
二、公关事务专员岗位职责........................................................................................143
第二节  公关事务管理制度..................................................................................................144
一、公关管理办法.........................................................................................................144
二、参观管理规定.........................................................................................................146
4

三、公务接待制度.........................................................................................................147

四、对外宣传制度.........................................................................................................150

第三节公关事务管理表格..................................................................................................152

一、商务接待安排表....................................................................................................152

二、公司参观申请表....................................................................................................153

三、公关接待审批表....................................................................................................153

四、公关活动策划表....................................................................................................154

第一章行政部组织结构与责权

第一节行政部职能与组织结构

一、行政部职能

行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。

1．参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应

在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而

真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。

2．沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高

效地完成任务。

3．管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、

食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。

4．服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。

二、行政部组织结构

由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。图 1-1 是依据行政部的

职能分类而设计的组织结构。

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行政部规范化管理工具箱1目录第一章行政部组织结构与责权.......................................................................................................5第一节行政部职能与组织结构..............................................................................................5一、行政部职能.........................................................

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