公司档案管理制度(实用版本)

2025-06-04 0 0 66KB 4 页 10玖币

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档案管理制度

XY/GL-10

为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有

序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公

司各部门档案的规范管理。

一、各级档案管理员职责

(一)公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业

务的档案资料的保管；

(二)各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，

严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确

保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；

(三)档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对

纸质档案进行整理，确保安全；

(四)各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保

档案查阅快捷、准确。

二、档案分类

(一) 法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、

规章制度等。

(二) 公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成

的文件和会议材料、会议记录等。

(三) 计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、

营销计划、财务计划等。

(四) 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工

作总结、单项性工作总结、调查报告等。

(五) 凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记

录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

(六) 证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资

质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、

达标证书和证明等。

(七) 汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计

表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

(八) 劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工

资审核记录，员工档案等相关资料。

(九) 声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐

活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下

来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

各部门在档案管理工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门内进行分类

管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要

负责对公司级各类档案资料的管理。

三、档案管理程序

(一) 建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分

类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、

对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定

稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。

对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。

(二) 编号。同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案

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摘要：

档案管理制度XY/GL-10为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。一、各级档案管理员职责(一)公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管；(二)各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；(三)档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；(四)各级各类档案，一律采取纸质档...

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