风险管控体系-采购部规范化管理工具

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采购部规范化管理工具
目 录
第一章 采购部组织结构与责权.................................................4
第一节 采购部职能与组织结构.............................................5
一、采购部职能.......................................................5
二、采购部组织结构...................................................6
第二节 采购部责权......................................................11
一、采购部职责......................................................11
二、采购部权力......................................................13
第三节 采购部管理岗位职责..............................................14
一、采购总监岗位职责................................................14
二、采购经理岗位职责................................................14
三、采购主管岗位职责................................................16
四、采购稽核员岗位职责..............................................16
第二章 采购计划管理........................................................18
第一节 采购计划岗位职责................................................19
一、采购计划主管岗位职责............................................19
二、采购计划专员岗位职责............................................20
三、采购预算专员岗位职责............................................20
第二节 采购计划管理制度................................................21
一、采购预算管理制度................................................21
第三节 采购计划管理表格................................................23
一、采购申请单......................................................23
二、生产请购单......................................................23
三、设备采购申请表..................................................24
四、物资采购计划表..................................................25
五、订单采购计划表..................................................25
第三章 供应商开发与管理....................................................26
第一节 供应商开发与管理岗位职责........................................27
一、招标采购主管岗位职责............................................27
二、供应商管理主管岗位职责..........................................27
三、供应商管理工程师岗位职责........................................28
四、供应商开发专员岗位职责..........................................29
五、供应商管理专员岗位职责..........................................30
第二节 供应商开发与管理制度............................................31
一、供应商管理制度..................................................31
二、供应商筛选制度..................................................35
第三节 供应商开发与管理表格............................................37
一、供应商调查表....................................................37
二、供应商筛选表....................................................38
三、合格供应商列表..................................................39
四、供应商登记变动申请表............................................39
第四章 采购价格、谈判与合同管理............................................40
第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责................................41
一、采购合同主管岗位职责............................................41
二、采购询价专员岗位职责............................................41
三、采购谈判专员岗位职责............................................42
四、合同管理专员岗位职责............................................43
第二节 采购价格、谈判与合同管理制度....................................44
一、采购合同管理制度................................................44
第三节 采购价格、谈判与合同管理表格....................................47
一、询价单..........................................................47
二、采购询价记录表..................................................48
三、采购谈判计划表..................................................48
四、采购谈判记录表..................................................49
五、合同签订审批单..................................................49
六、合同信息统计表..................................................50
第五章 采购进度控制........................................................51
第一节 采购进度控制岗位职责............................................52
一、采购进度控制主管岗位职责........................................52
二、采购跟单员岗位职责..............................................53
第二节 采购进度控制管理制度............................................54
一、采购进度控制制度................................................54
第三节 采购进度控制管理表格............................................55
一、采购订单........................................................55
二、采购进度控制表..................................................56
三、采购物资跟催表..................................................56
第六章 采购质量控制........................................................57
第一节 采购质量控制岗位职责............................................58
一、采购质量控制主管岗位职责........................................58
二、采购检验专员岗位职责............................................58
第二节 采购质量控制管理制度............................................59
一、采购物资检验制度................................................59
第三节 采购质量控制管理表格............................................63
一、采购检验报告....................................................63
二、采购质量控制表..................................................63
第七章 采购结算管理........................................................65
第一节 采购结算岗位职责................................................66
一、采购结算主管岗位职责............................................66
二、采购结算专员岗位职责............................................66
第二节 采购结算管理制度................................................67
一、采购结算付款管理制度............................................67
第三节 采购结算管理表格................................................70
一、预付申请表......................................................70
二、付款申请表......................................................70
三、采购付款进程表..................................................71
四、采购支出证明表..................................................71
五、采购结算清款表..................................................71
第八章 采购成本控制........................................................72
第一节 采购成本控制岗位职责............................................73
一、采购成本控制主管岗位职责........................................73
二、采购成本控制专员岗位职责........................................73
第二节 采购成本控制管理制度............................................74
一、采购成本控制制度................................................74
第三节 采购成本控制管理表格............................................77
一、采购实施记录表..................................................77
二、采购付款申请表..................................................78
三、采购成本汇总表..................................................79
四、成本差异汇总表..................................................79
五、采购成本比较表..................................................80
第九章 采购绩效管理........................................................81
第一节 采购绩效管理岗位职责............................................82
一、采购绩效主管岗位职责............................................82
二、采购绩效专员岗位职责............................................83
第二节 采购绩效管理制度................................................83
一、采购绩效考核制度................................................83
二、采购人员行为规范................................................87
第三节 采购绩效管理表格................................................89
一、采购绩效考核表..................................................89
二、采购绩效改进表..................................................90
三、采购绩效奖惩表..................................................90
第一章 采购部组织结构与责权
第一节 采购部职能与组织结构
一、采购部职能
采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并
执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下
列职能。
（一）建立采购部组织
结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优
化人员配置，提高采购工作绩效。
（二）建立健全采购管理制度体系
根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。
（三）采购计划管理
在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购
活动。
（四）供应商管理
根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。
（五）采购价格管理
建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩
效。
（六）采购合同管理
组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。
（七）采购进度控制
监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购
进度，确保供应及时。
（八）采购质量控制
建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合
企业要求。
（九）采购成本控制
严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，
有效控制采购成本。
（十）采购绩效管理
定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采
购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。
二、采购部组织结构
不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部
组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管
理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组
织的高效性、灵活性。
（一）按企业规模设计采购部组织结构
1.中小型企业采购部组织结构
中小型企业采购部组织结构如图 1.1 所示。
图1-1 中小型企业采购部组织结构示例
2．大型企业采购部组织结构
大型企业采购部组织结构如图 1-2所示。
采购部经理
采购专员 采购专员
图1-2 大型企业采购部组织结构示例
（二）按职能设计的采购部组织结构
根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图 1-3所示。
图1-3 按职能分工设计的采购部组织结构示例
（三）按专业分工划分的采购部组织结构
若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图 1-4所示。
采购总监
采购计划主管 采购办公室
采购
计划
专员
采购
预算
专员
采购
专员
A
采购主管 采购合同主管
采购
专员
B
采购
合同
专员
采购
结算
专员
文员 供应商
质量
专员
采购成
本控制
专员
采购部经理
经理助理
采购部经理
采购质
量主管
采购结算
主管
采购成本
控制主管
采购绩效
主管
采购
检验
专员
采购
结算
专员
采购
成本
分析
专员
采购
绩效
专员
采购总监
供应商管
理主管管
采购合
同主管
计
划
专
员
预
算
专
员
供应商
关系
维护
专员
采购
合同
管理
专员
采购计
划主管
进度控
制主管
采购
跟单
员
总监助理
图1-4 按专业分工设计的采购部组织结构示例
（四）按采购物资类别设计的采购部组织结构
按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图 1-5所示。
图1-5 按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例
（五）按采购地区设计的采购部组织结构
按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图 1-6所示。
采购部经理
采购助理
来源
开发
专员
询价
专员
比价
议标
专员
决标
签约
专员
履约
专员
一般物料组
采购主管
采购员 A
采购部经理
采购助理
采购员 B采购员 A采购员 B
零部件组
采购主管
采购员 A采购员 B
机器设备组
采购主管
主要原料组
采购主管
采购员 A采购员 B
国内采购经理 国际采购经理
总监助理
内勤
A区
采购主管
B区
采购主管 内勤
亚洲区
采购主管
欧美区
采购主管
采购专员
采购总监
采购专员 国际采购专员 国际采购专员
图1-6 按采购地区设计的采购部组织结构示例
（六）按采购渠道设计的采购部组织结构
按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图 1-7所示。
图1-7 按采购渠道设计的采购部组织结构示例
（七）按行业设计的采购部组织结构
1．超市采购部组织结构
超市采购部的组织结构如图 1-8所示。
图1-8 超市采购部组织结构示例
采购部经理
采购助理
采购总监
网络采购主管
驻厂采购主管 市场采购主管
驻厂采购专员 网络采购专员 市场采购专员
采购总监
采购办公室
核
算
员
数
据
分
析
员
录
入
专
员
采 购
合 同
管 理
专员
家居百货
采购经理
食品采购
经理
生鲜采购
经理
买手 里手 排面员
总监助理
A类产
品采购
主管
B类产
品采购
主管
C类产
品采购
主管
D类产
品采购
主管
鱼类
采购组
肉类
采购组
蔬菜类
采购组
熟食类
采购组
面包类
采购组
2．酒店、宾馆采购部组织结构
酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图 1-9所示。
图1-9 酒店、宾馆采购部组织结构示例
3．工程项目采购部组织结构
房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。
同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购
方式，工程项目采购部的组织结构如图 1-10 所示。
图1-10 工程项目采购部组织结构示例
采购部经理
采购副经理
采购主管 收货主管 仓储主管 办公室
采购
专员
A
采购专
员B
收货
专员
A
收货
专员
B
仓储
专员
A
仓储
专员
B
统计
员
报关
员
文员
工程项目总监
工程项目招标
采购经理
工程材料
采购经理
项目经理
招标采购主管
招标
采购
专员
招标
采购
文员
材料采购主管
材料
采购
专员
A
材料
采购
专员
B
材料设备经理
项目采购主管
材料采
购专员
A
材料采
购专员
B
摘要：

采购部规范化管理工具目录第一章采购部组织结构与责权.................................................4第一节采购部职能与组织结构.............................................5一、采购部职能.......................................................5二、采购部组织结构...................................................6第二节采购部责权.....................................

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