合同管理制度
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2024-12-04
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机密
合同管理制度
XXXX 股份有限公司
目录
XXXX 股份有限公司合同管理制度..........................................3
第一章 总 则.......................................................3
第二章 合同的订立和履行.............................................3
第三章 合同的变更与解除.............................................6
第四章 合同的监督与管理.............................................6
第五章 处罚规定.....................................................8
第六章 附则.........................................................8
附录：...............................................................9
附件 1：《合同审查审批表》
..........................................9
附件 2：合同管理流程
...............................................10
附件 3：合同统计报表...............................................11
XXXX 股份有限公司合同管理制度
第一章 第一章 总 则
第一条 为加强 XXXX 股份有限公司（以下称公司）经济合同管理，保护公司
合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规，结合公司实际，特制
定本管理制度。
第二条 本制度适用于 XXXX 股份有限公司及所属分、子公司。
第二章 第二章 职责分工
第三条 经营管理部门负责公司经营性合同的审核、监督、管理工作，其主要职
责是：
1. 宣传贯彻经济合同法律、法规；
2. 制定、修正公司的经济合同管理办法；
3. 指导、监督当事人订立和履行经济合同；
4. 经济合同签订前的审查审批；
5. 合同资料的统计、备案；
6. 经济合同履行情况、纠纷情况的汇总与分析、检查与监督。
第四条 技术工程部负责公司工程类合同的审核、监督、管理工作。
第五条 投资发展部负责公司投资类合同的审核、监督、管理工作。
第六条 财务部负责公司融资类合同的审核、监督、管理工作。
第三章 第三章 合同的订立和履行
第七条 订立合同，必须遵守法律、法规和规章的规定，遵循平等互利、协商
一致、诚实信用的原则。
第八条 订立合同，均应采用书面形式〔书面形式是指合同书、信件以及数据
电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内
容的形式〕。当事人协商同意的有关修改合同的电报、电传、文书和图表。也是合同的
组成部分。
第九条 签订合同前，要进行必要的市场调查和可行性研究，避免盲目签订。
第十条 订立合同必须审查对方当事人的资质能力。
与企业法人签订合同时，一要审查对方当事人的主体资格，包括企业名称、地
址、营业执照、经营范围和方式、当年参加年检的证明资料等；二要调查对方的履约
能力和资信情况包括：资金、原材料、技术设备、产品质量等合同履行的保证条件；
三要看审查签约人有无签约权限，即看法定代表人证明书或法人授权委托书及委托
的权限；四要看对方有无生产许可证或经营许可证；以审查其主体资格和履约能力。
与个体工商户订立合同时，要了解对方的主体资格、信誉情况和履约能力。
第十一条 下列政府规定必须经鉴证的合同，当事人必须到指定的工商行政
管理部门鉴证批准：
1. 国有、集体企业承包、租赁经营合同；
2. 建设工程施工合同、建筑安装工程承包合同、建筑装饰装修合同；
3. 化肥、农药、粮食和种子购销合同；
4. 委托拍卖合同和拍卖成交确认书；
5. 财产租赁合同（含场地、柜台租赁）；
6. 商品房销售合同；
7. 国有产权交易合同；
8. 其他法律、法规、规章规定应鉴证的合同。
第十二条 签约当事人对方的主体资格、履行能力、信誉情况无把握时，可到
当地工商行政管理机关了解对方的情况或进行合同鉴证。
第十三条 与不具有法人资格的分支机构：如施工队、门市部等订立合同时，
必须有法人委托协议。
第十四条 签约时，双方应本着平等协商自愿原则，将合同的主要条款填写
完整，具体如下：
1. 双方的名称，必须写全称，不可简化，并与盖具的合同专用章上的名称一
致；
2. 标的物的名称、商标、型号应规范化、具体化。不写简写；
3. 合同中计量单位必须以法定计量单位为准。如须双方约定计量单位，如包、
捆、打等，应明确每个单位的具体数量；
4. 质量和验收方法具体明确。有国家质量标准的，按国标确定；没有国标的，
按地方和企业标准确定；没有上述标准的，按双方协商标准。需要封样的，要封存
样品；
5. 合同中价格、酬金要按国家规定执行。结算方式、开户银行、银行账号应确定
并核对一致；
6. 自合同生效日起，合同开始履行，违反合同双方要承担的权利、义务、法律
责任应明确规定；
7. 合同发生争议，协商不能解决的，指定铁路运输法院为诉讼单位，在合同
中载明（不允许使用仲裁条款）；
8. 合同应由签约人签字，加盖单位合同专用章，注明年、月、日和签约地点。
第十五条 签订合同时，应防止订立无效合同，以《合同法》规定的条款为准
严禁签订下列合同：
1. 冒充法人名义签订的合同；
2. 冒充个体工商户名义签订的合同；
3. 订立没有履约能力的合同；
4. 代理人超越代理权限签订的合同；
5. 采用欺诈、胁迫或乘人之危等手段订的合同；
6. 双方有重大误解的合同；
7.超越经营范围的合同；
8. 损害国家、企业或第三人利益的合同；
9. 以合同形式掩盖非法目的的合同；
10.双方买卖物品是国家法律流通或限制经营的合同；
11.违反国家物价、税收及环保等法规的合同。
第十六条 签订合同时，应防止订立违法合同，具体如下：
1. 假冒其他组织或个人骗订的合同；
2. 伪造实际交易的产品和双方权利义务的合同；
3. 利用合同倒卖重要物资、指标、批文等；
4. 利用合同买空卖空；
5. 把单位帐号或盖有公章的合同文本非法转让给他人；
6. 非法转让合同；
7.在签约履行中行贿受贿；
8. 其他违法行为。
第四章 第四章 合同的变更与解除
第十七条 合同的变更与解除，必须符合《合同法》所规定的允许变更和解除
合同的条件。
第五章 第五章 合同的监督与管理
第十八条 合同签订的审批管理
（一） 下列合同必须经总公司审批后方可签订并履行：
1. 采购合同：一年内预计采购次数超过5次或一次性签订半年、全年或多年—
—即固定采购客户；经贸类公司一次性采购金额超过30万元，符合上述条件之一者；
2. 合同标的额超过50万元（含50万元）的销售合同；
3. 履行期超过一年（含一年）的租赁合同、承包合同，龙泽大厦的物业出租合
同除外；
4. 按规定必须鉴证的合同。
（二） 合同审批的内容主要包括：合同的主体资格、主要条款、项目、价格等内
容。
（三） 合同审批的程序
对于需报批的合同，各分、子公司需据实详细填写一式两份的《合同审查审批
表》（见附件1），上报总部经营管理部门进行审批。（具体程序见附件2）
第十九条 合同的委托代理管理
（一） 经济合同委托代理分两种情况：
1. 不具备法人资格的分支机构对外签订合同，由企业法人委托代理；
2. 法人代表委托不具有法人资格的业务人员对外签订合同，由法人代表委托
授权。
（二） 各分、子公司严格授权委托书的管理，签订合同的受托人员严格在代理
事项、代理权限以及期限内签订合同。
第二十条 合同专用章的管理
（一）刻制合同专用章，按规定须持有营业执照副本到工商行政管理部门提出
申请，由工商行政管理部门出具刻制印章证明，经公安部门批准后到指定的部门刻
制。
（二）合同专用章的使用与保管
1. 合同专用章要责成专人保管，建立使用程序和保管措施；
2. 合同专用章的使用，必须按法定代表人授权的范围，超越范围不准使用；
3. 合同专用章不准携带外出，必须携带的须经领导批准，并登记，回来后由
合同管理员检查是否丢失或超越使用权限等。不准盖空白的合同书；
4. 合同专用章丢失应立即在报纸、电视、广播声明作废。
第二十一条 合同台帐与资料的管理
（一） 各分、子公司设专或兼职人员负责合同管理。
（二） 合同管理人员应建立标准的合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况台帐
或档案资料等，并认真登记保管。
（三） 合同台帐的内容包括签约双方当事人的名称、地址、法人代表、姓名、签
订合同的时间、标的和价款、履行期限等都要详细记载。
（四） 合同资料除合同正副本外还包括电报、信函、账册、图表及涉及纠纷案件
等经济内容的资料都要妥善保管。
（五） 合同执行完毕，合同管理人员应在年底将相关的合同资料移交办公室
统一归档。
（六） 合同资料的保管期限
1. 永久保留的合同资料。例如：征购土地的申请批复的全部文书及带有坐标的
平面图；房屋开发动迁、建筑物拆除等合同；建筑安装勘察、设计、招标、承包合同
及其文件；技术（设备）引进合同及往来文书；法院裁决的文书等；
2. 长期保存的合同资料（一般为15年）。例如：购进量大、精密、稀有设备及
其文书。横向联营合同及其文书等；
3. 短期保存的合同（一般为3年）。例如：各类产品的购销合同、加工承揽合
同、运输合同等；
4. 上述各类合同在保管期限内如有法律所规定的权利与义务未完结或存在经
济纠纷等情况，合同应继续保留，不受上述规定的保管期限的限制。
（七） 合同资料的借阅
因工作需要借阅经济合同资料时，按借阅档案有关规定进行登记，不准擅自外
借，复印时须经领导批准，并及时归档。
第二十二条 合同资料的统计上报
1. 各分、子公司的合同管理员于次月5日前上报上月的合同统计报表（见附件
3）、所签合同的原件、合同审查审批表的复印件、经济纠纷资料的复印件；
2. 资料上报时，经营管理部门与合同管理员签字交接；
3. 经营管理部门负责各公司合同资料的统一归档整理，建立合同统计台帐和
合同档案，负责上一级部门的资料报送工作
第六章 第六章 附则
第二十三条 本办法如与国家或有关主管部门规定抵触者，以国家及有关主
管部门的规定为准。
第二十四条 本办法由经营管理部门负责修订及解释。
第二十五条 本办法自公布之日起执行，XX经发[2003]12号文件《XXXX股份有
限公司经济合同管理办法》同时废止。
附件：
附件 1：《合同审查审批表》
合 同 审 查 审 批 表
单位： 年 月 日
合同名称 标的额
承办部门 承办人 职务
对方当事人 地址
法定代表人 职务 证书号码
代理人 职务 证书号码
承 办
人 意
见
年 月 日
财务部门意见 年 月 日
合同管理 机
构意见 年 月 日
法律专员意见 年 月 日
主管领导意见 年 月 日
总经理意见 年 月 日
附件 2：合同管理流程
摘要：
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机密合同管理制度XXXX股份有限公司目录XXXX股份有限公司合同管理制度..........................................3第一章总则.......................................................3第二章合同的订立和履行.............................................3第三章合同的变更与解除.............................................6第四章合同的监督与管理......................................
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