采购管理制度

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XXXX（深圳）有限公司
采购管理制度
XXXX管理咨询公司
二零二三年十二月
目 录
第一章　总 则....................................................1
第二章　采购组织..................................................2
第三章　采购计划..................................................3
第四章　供应商选定和评估..........................................5
第一节 供应商的选定...........................................5
第二节 供应商评价............................................7
第五章　采购实施..................................................9
第五章　采购监控.................................................13
第六章　采购招标管理.............................................14
第七章　采购平台.................................................19
第八章　附 则...................................................20
附件 1：供应商询价方法...........................................21
附件 2：供应商自评报告...........................................24
附件 3 新型材料试验报告（样版）.................................27
第一章　总 则
第一条 目的
为了加强 XXXX（深圳）有限公司（以下称公司）采购计划管理，规范采购
工作,保障生产经营活动的正常持续供应，加速资金周转，降低采购成本，特制
订本规定。
第二条 原则
(一) 根据生产、经营需要作好物资采购工作，保障原材料和各项物资连续供
应。
(二) 在保障供应的前提下，选择优质物资，确保采购物资的质量合格。
(三) 开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。
(四) 实行公开招标、议价、比价采购，杜绝采购活动的违规、违法及暗箱操
作。
第三条 适用范围
本制度适用于公司产品、研发所需材料、设备、备品备件及公司办公用品、劳
保用品的采购(以下除非特别说明，以上所列物资统称为采购物品)，以及需通过
协作厂商完成的各种成品、半成品、材料、零配件 (统称为外协产品)的加工、制造。
除非特别说明，采购物品与外协产品统称为采购。
第二章　采购组织
第四条 物控部负责编制采购计划、组织采购的招标、采购物品及外协产品的询
价及采购执行；制造中心负责对采购物品及外协产品的质量检测和验收入库；计
划财务部负责对采购预算的审核和控制，以及采购款项的支付。
第五条 各部门职责：
(一) 技术中心：负责根据物料消耗定额编制物料清单，作为采购的直接依
据；提出相应的价格建议；参与供应商的甄选。
(二)物控部：负责根据物料清单、生产需求、库存情况等编制和下达采购计
划；负责对符合招标条件的采购物品及外协产品的招标组织；负责对采购价格的
审核；负责组织对供应商的资格确认和管理；负责采购活动的具体实施；对所采
购物品及外协产品的市场行情、供应商的情况进行跟踪收集；建立采购物品及外
协产品价格信息库；负责采购物品及外协产品的交货与协调；负责采购物品及外
协产品质量问题的解决、退货与索赔。
(三)制造中心品质部：负责对采购物品及外协产品的质量检测，建立采购
物品及外协产品的质量记录；参与对供应商的甄选；参与采购物品及外协产品使
用过程的质量监督和质量问题的处理。
(四)计划财务部：采购计划及采购预算的审核；采购物品及外协产品付款
凭证的审核及采购款项的支付。
(五)仓库：负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放。
(六) 制造中心：负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题
及有关信息及时反馈给物控部。
第三章　采购计划
第六条 物控部负责采购计划的编制和下达。
第七条 采购计划制订的依据
制订采购计划时应根据生产计划、物料清单、预算、库存情况、公司资金供应
情况等确定采购的先后时间表，对生产急需物品，应优先考虑。
只有出现下列情况时，才能将成品、半成品或材料外协制造。
(一) 公司人员、设备不足或生产能力负荷已达饱和时。
(二) 协作厂商有专门性的技术或特殊工艺，利用外协加工质量较佳且价格
较低。
(三) 客户指定专门厂商生产加工的物品。
第八条 采购申请的提出
(一)为生产所需的备品备件、劳保用品、量检具、测量器具、低值易耗品等，
由制造中心提出采购申请。
(二)为生产、研究开发、打样所需要的原材料、辅助材料、包装材料等直接进
入产品成本的物资，由技术中心提出采购申请；
(三)生产、基建项目（含设备改造和设备维修）、办公等需要的设备和工具
由使用部门按照年度预算，每月编制设备采购申请。
(四) 普通办公用品、劳保用品、办公家具由行政办公室根据使用部门需求统
一编制采购申请。
(五) 制造中心因本部门的生产工艺、技术条件、生产饱和等因素不能对某些
产品、半成品或材料进行生产而需进行外协加工由制造部提出外协申请。
(六) 采购申请应注明材料的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用
途、技术要求、安装尺寸、生产厂家（参考）、交货期。
第九条 采购申请审批
请购人填完采购申请单后交所在部门经理审核。采购申请在预算范围内的，
由中心总监批准；在预算范围外的，按超预算的审批程序确定。部门经理的姓名
和签名样本应在物控部及计划财务部备案以待核实。
负责审批的中心总监在签字批准之前应检查请购单的内容是否准确、完整，
若不完整或有错误则应予以纠正。
第十条 经审批后的采购申请表由物控部审核汇总。审核内容包括采购申请各栏
填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的
审批签字、是否在审批范围内等。
第十一条 采购计划的制订
(一) 月度常备用料的采购计划：由物控部物料计划员根据营销中心的销售
预测、对应的物料清单（BOM）并根据实际库存情况及当月生产任务制定，经物控
部经理审核后报请公司总经理（常务副总经理）批准。
(二) 订单用料的采购计划：对于营销中心的销售预测以外的订单（没有进
入销售预测，事前没有预测到的订单），由物料计划员根据订单中的产品数量、
对应的产品物料清单（BOM）产生采购申请，经物控部经理审核后，报请公司总
经理（常务副总经理）批准。
(三) 其它用料的采购计划：由物控部物料计划员根据各部门的采购申请制
定。经物控部经理审核后报请公司总经理（常务副总经理）批准。
(四) 采购计划应同时报送计划财务部门审核，以利于公司资金的安排。
(五)物料计划员应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库存满足或有
无可替代的物品。只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。
(六) 对于无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知请购部门。
(七)物品需求单位对于申请采购物品若需要变更规格或数量时，必须立即
通知物控部或采购单位，及时根据实际情况更改采购计划。
(八)未列入采购计划内的物品不能进行采购。如确属急需物品，应填写紧急
采购申请表，由部门经理审核后，由公司总经理（常务副总经理）批准后才能列
入采购范围。
第四章　供应商选定和评估
第十二条 目的
对于供应厂家，原则上都从经过公司选定和评估的既定合格供应商范围中选
取，因此物控部在制定采购计划的同时还必须确定合格的供应商并对其进行定期
评估、监控，以提高物料供应的质量和及时性。
第一节 供应商的选定
第十三条 供应商选定原则
选择合格供应商，公司必须从供应商提供产品的质量、及时性、价格以及供应
商的运输、包装、安全等多个方面满足规定要求。
为了加强对重点物料供应商的管理，在重点物料的供应商选择过程中要求供
应商填写《供应商自评报告》（见附件
2 ），如果供应商的生产经营条件发生变化
要求供应商及时对该报告进行补充和修改。
第十四条 供应商选择工作中，相关各部门的职责
1、 物控部职责：负责选择和评价重点采购物料相关的候选供应商，
组织选择供应商，拟定合格供应商名录并实施采购；建立合格供应商的档
案和供应商业绩台帐记录维护工作。
2、 技术中心职责：负责制定采购物料的质量标准；负责对物料质量
争议的最终裁决；推荐相关的候选供应商。
3、 生产中心品质部职责：负责对供应商的产品质量进行评估以及对
供应商质量保证体系的进行考核；推荐相关的候选供应商；建立合格供应
商所供产品的质量记录（包括供应商质量认证证明，相关原料检测记录以
及定期的数据统计分析）。
4、 生产中心制造部职责：负责制定本单位生产计划，并提出本单位
物料需求计划；负责从物料的生产加工方面评价物料是否满足要求；推荐
相关的候选供应商。
5、 计划财务部：对供应商的资信情况进行调研、考核，并负责打分；
6、 营销中心职责：负责客户特殊需求的传达。
第十五条 供应商初选为合格必须具备以下条件：
1、 具有合法的法人资格；
2、 符合本公司安全、健康等相关方面的规定；
3、 具有产品交付能力；
4、 价格满足本公司要求；
5、 质量满足本公司要求；
必要时，物控部、生产中心、计划财务部对供应商实地调查，就工艺技术，质
量控制，供货能力等写出调查报告。
第十六条 供应商选择过程中各部门的职责按照下表分工：
项目 生产中心
品质部
生产中心
制造部 物控部 计划财务部 技术
中心
营销
中心
供应商自评报 C C R I C I
告
新材料试验报
告
CICIRI
新材料质量评
估
CICIRI
新材料生产评
估
IR C I I I
供应商资信评
估
I I C R I I
供应商档 案 资
料建立
I I R I I I
（其中：新材料试验报告、新材料质量评估、新材料生产评估模版见附件
3 ）
R：工作的具体负责人，拥有最终的异议裁决权，负责对政策或过程执行的
监督和修正；
C：在采取行动之前的咨询人；
I：行动信息的分享人。
第十七条 供应商选择过程
1、 物控部、技术中心共同寻找新材料（新供应商），提起新材料（新供应
商）试验；
2、 技术中心对新材料进行技术性能方面的测试，起草新材料（新供应商）
试验报告，经技术总监确认；
3、 新材料（新供应商物料）使用报告通过技术总监的评审后，物控部提起
对该材料的小批试生产；
4、 在材料的小批试生产过程中，生产中心品质部起草新材料（新供应商物
料）质量评估，制造部起草新材料（新供应商物料）生产评估报告，都提
交给中心总监进行确认；
5、 生产中心总监对新材料（新供应商物料）的生产性能确认后，物控部开
始对供应商进行正式全面考察；
6、 物控部对供应商的全面考察包括供应商的供货能力、劳动安全、价格（物
控部对供应商价格的考察过程遵照附件
1 ：供应商询价方法）、交通环境
等各方面，计划财务部对供应商的资信评估进行考察，营销中心提供客户
方面的反馈信息，明确客户对新材料（新供应商物料）的认可程度；
7、 新材料（新供应商物料）的各个方面全部经过认可后，物控部向公司总
经理（常务副总经理）提起对新供应商的评审认可；
8、 公司总经理（常务副总经理）对新供应商的评审可以采用多种的方式进
行，但必须将相关部门的信息、意见收集完全，评审应从新材料的价格、质
量、性能、客户意见、供应商资信等多个方面开展；
9、 当新材料（新供应商物料）经过评审后，公司应与供应商签订合作合同。
物控部建立供应商的档案资料，列合格供应商的名录。
第二节 供应商评价
第十八条 供应行评价原则
考核和评估供应商，确保所采购产品质量、运输服务、包装等满足规定要求。
对供应商的评价包括即时考核和季度／年度评估。即时考核是指对发生的每
一笔采购交易的状况进行考核；季度／年度评估是指以季度／年度为周期对供应
商进行综合评估。
第十九条 供应商评价工作中各部门职责
1、 公司物控部职责：负责组织供应商目录的制定和评审；建立供应
商业绩记录（包括准时交货率、违反采购规定的记录等）；负责采
购物料相关的市场调查和信息收集。
2、 技术中心职责:负责对供应商质量技术异议的最终裁决。
3、 生产中心品质部职责：建立采购物料质量记录并将质量情况作为
供应商评价输入；对不合格品提出处理方案。
4、 生产中心制造部职责：负责观察监测原材料在使用中的情况，及
时将问题反馈到采购中心。
第二十条 供应商评价过程中各部门的职责按照下表分工：
项目 物控部 生产中心
品质部
生产中心
制造部
技术中心 计划财务部
供货数量情况 R I I I I
供货质量情况 C R C C I
到货及时百分比R I C I I
供货安全性 R I I I I
纠正措施执行情况 R I I I I
R：工作的具体负责人，拥有最终的异议裁决权，负责对政策或过程执行的
监督和修正；
C：在采取行动之前的咨询人；
I：行动信息的分享人。
第二十一条 供应商评价过程中，各部门以实际数据作为供应商考评的依据。
第二十二条 供应商评价完毕，物控部负责形成《供应商评价表》，经过公司总
经理（常务副总经理）审批后，及时反馈到供应商处。对于供应商考核保露出的
问题，要求供应商给予解决，并检查供应商对问题改进的效果。
摘要：

XXXX（深圳）有限公司采购管理制度XXXX管理咨询公司二零二三年十二月目录第一章　总则....................................................1第二章　采购组织..................................................2第三章　采购计划..................................................3第四章　供应商选定和评估..........................................5第一节供应商的选定........................

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