档案管理制度

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XXXX（深圳）有限公司
档案管理制度
XXXX 管理咨询公司
二零二三年十二月
第一条 为规范 XXXX（深圳）有限公司（以下简称“公司”）的档案管理工
作，特制定本办法。
第二条 档案资料是公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和
保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。
第三条 档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维
护公司经济利益、合法权益和历史真实性的一项重要工作，公司所有员工对档案
管理工作均承担保护的义务；非经公司允许，任何部门、个人不得以任何借口、
任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。
第四条 公司行政办公室是公司档案管理工作的主管部门，行政办公室由专
人具体负责公司系统的档案管理工作。
第五条 行政办公室档案管理人员的主要职责是：
1． 制定各类档案管理办法，明确归档范围和分类、编号方案，制定档
案工作计划。
2． 依据档案管理规定，收集整理各类档案资料，负责立卷、归档工作。
3． 档案资料的鉴定、验收和交接。
4． 档案资料的入库管理和维护。
5． 档案的开发利用和信息处理。
6． 对公司各部门档案管理进行业务指导和监督。
7． 处理与档案管理有关的其它事务。
第六条 公司各部门人员因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表，由
档案借阅部门负责人批准后方可借阅；重要档案资料的借阅须经公司行政总监
以上领导批准。
第七条 凡经批准借阅的档案资料，不得转借、拆散、涂改，复印档案必须经
档案借阅部门负责人批准。
第八条 根据国家有关规定和公司实际情况，公司档案的保管期限定为永久
长期和短期 3 种：
1、 永久保管：凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，
对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。
2、 长期保管：凡反映公司系统有经济和管理活动，在较长时间内对公
司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期限保管，时限一般为 10 年。
3、 短期保管：凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用
价值的档案资料，列为短期保管，时限一般为 3 年以下。
第九条 划定归档范围，目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地
立卷保存，既避免遗漏重要文件，又不使案卷重复庞杂。
第十条 公司行政办公室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形
成、使用并办理完毕，具有参考价值的文件资料。主要有：
1.公司各部门形成的直接反映本身业务工作的重要文件。
2.与各部门产生的文件有密切联系的外部单位或者集团公司的批复、批准、
请示、报告等文件资料。
3.各部门开展工作需要遵循和查考的外部单位或者集团公司的文件资料。
4.具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。
5.具体归档范围见第三十一条。
第十一条 立卷应根据文件的形成规律，如：时间、组成机构、问题、性质、
名称等进行分类，以便查找。
第十二条 卷内文件的排列应保持内在联系，一般应把来文和复文放在一
起，来文在前，复文在后；批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，打印
件在前，原稿在后。
第十三条 跨年度文件，一般应设在针对年度卷宗内；多年的计划、规划放
在开始的一年，多年的总结放在最后一年，既有计划又有总结放在为主的一年。
第十四条 卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字编写页号，以固定
排列顺序，方便查找。
第十五条 编号的位置应当统一，一般左侧装订的案卷编在右上角，凡有
字迹的纸页每页正面编一个号，大张图表折叠后也编一个页号，卷内印有小册
子的只编一个页号，并在备考中注明。
第十六条 编号宜使用铅笔，以区别原有文件页码，并便于编排时修改，
必要时也可使用编号机。
第十七条 在每卷文件前须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件内容与
组成。卷内文件目录包括：顺序号、作者、文件标题、发文日期、所在页号、备注等
第十八条 卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外，应复印一份填
写卷号，按案卷排列顺序装订成册，作为查找文件的工具。
第十九条 备考表是用来说明卷内文件状况的，应注明卷内文件实有页数、
立卷日期、立卷人签名，日后卷内文件如有变动，档案管理人员应及时注明。
第二十条 案卷封皮应用统一的厚纸印制，使用毛笔或钢笔正楷字填写，
主要包括：组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗
号、目录号、案卷号等。
第二十一条 归档案卷均应装订，以避免文件散失或损坏，未经许可不
得拆卷。对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸、可采用卷盒、卷袋保管。
第二十二条 案卷装订前，须去掉文件上的金属钉、针，以防年久腐蚀文
件。
第二十三条 凡书写未留装订线的应补贴加边，残破文件应当修补。装订
时使用线绳勒紧结牢，注意防止倒置、脱漏页张。
第二十四条 案卷经过编目装订后，应按保管期限分别排列，并注意保
持每卷之间的内在联系，以系统反映本部门的年度工作。
第二十五条 将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止
日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录。
第二十六条 每年 3 月底前，为公司各部门向公司行政办公室移交档案
的截止时间。各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、
整理、立卷，经行政办公室档案管理人员检查验收后统一保管。
第二十七条 公司人事、合同、企业资质等专项档案除原件经整理、立卷移
交行政办公室外，因工作需要本部门可保存一套复印件以备查询。
第二十八条 归档的案卷必须编制移交目录，一式两份，由交接双方清
点无误后履行签字手续，目录一份留移交部门备查，一份由行政办公室保存。
第二十九条 行政办公室档案管理人员要根据档案资料的保管期限定期
会同原档案资料形成部门的具体承办人和负责人对过期档案资料进行鉴定。
第三十条 经鉴定确无保存价值的档案资料要登记造册，并填写《销毁文件
清单》，经行政办公室主任、行政总监审核，公司总经理（常务副总经理）批准
后进行销毁，并在原案卷备考表中加以注明。
第三十一条 文件资料归档范围及保管期限。
（一） 公文档案范围
1、 以公司名义形成的各种正式文件，包括通知、通告、规定、办法、规则
制度、告示、决定、会议纪要、处理意见等的原稿及正式稿件。
（永久保管）
2、 公司日常工作中的对外行文、信函、电传件、传真件、重要电话记录的
原件。（长期保管）
3、 凡外单位发送公司的重要公文、信函、电传件、传真件重要电话记录
的原件。（长期保管）
4、 公司各部门报送公司的请示、报告、公司批复的原件。 （长期保
管）
5、 公司各部门形成的各项工作计划、规划、工作总结、工作简报及调查
报告等。（长期保管）
（二） 业务档案范围
1、 公司系统在开展各项业务活动中形成的各种意向书、协议书、备忘录
会议纪要的原件、合同正式文本及有关附件的原件。（永久保管）
2、 公司系统各类重要业务电话记录、业务往来的信函及电传件、传真件
的原件。（长期保管）
3、 针对公司系统各项业务形成的文字、数据资料、图表、及政府批文、证
照、工程图纸、概预算书的原件。 （长期保管）
4、 与各项业务有关的各类统计报表的原件。（长期保管）
5、 涉及公司系统业务活动的有关法律事务方面全套文件的原件。（永
久保管）
（三） 人事档案范围：
1、 公司员工的个人档案，包括：招聘员工的资料表、试用员工审批表、
试用期工资核定表、试用员工考核表、员工转正审核表、转正定级审
批表、员工离职手续审批表及身份证、学历证、专业证书的复印件
（长期保管）
2、 公司员工与公司正式签订的《劳动合同》的正本。 （长期保管）
3、 公司员工辞职、辞退手续的原件。（短期保管）
4、 公司员工任免、奖励或处罚决定的原件。（短期保管）
5、 有关公司人事劳资管理工作各类统计报表的原件。（短期保管）
6、 公司员工个人工作总结及高中级管理人员述职报告。（短期保管）
（四） 企业资质档案范围：
1、 公司的营业执照正副本的复印件。（永久保管）
2、 公司全套审批手续（包括三资企业批准证书的原件）。（长期保
管）
3、 公司年检、变更、注销手续的原件。 （长期保管）
4、 公司公章、合同章、财务章、部门章、法人章的印模。（永久保
管）
（五） 财务档案范围：
由计划财务部按国家会计档案管理办法具体制订财务档案归档范围及保管
期限。
（六） 其它
公司各部门认为需要移交行政办公室保管的档案资料
第三十二条 本办法的拟定或者修改由行政办公室负责，报公司总经理
（常务副总经理）批准后执行。
第三十三条 本办法由行政办公室负责解释。
摘要：

XXXX（深圳）有限公司档案管理制度XXXX管理咨询公司二零二三年十二月第一条为规范XXXX（深圳）有限公司（以下简称“公司”）的档案管理工作，特制定本办法。第二条档案资料是公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。第三条档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实性的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均承担保护的义务；非经公司允许，任何部门、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。第四条公司行政办公室是公司档案管理工作的主管部门，行政办公室由专人具体负...

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