文书管理办法
2025-06-01
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文书管理制度
第一章 总则
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，
特制定本制度。
“ ”第二条 所谓 文书 是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、
合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的
文书管理，也应参照本制度。
第二章 文件的收发和催办
第四条 对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上
级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收 、
登记、传递、催办或承办。
第五条 文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，
“ ”粘贴 文件批阅单 ，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文
件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条 学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件
的要求进行传阅不得个人保存。
第七条 为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将
文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办
理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特
殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后
予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条 各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、
检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承
办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条 机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号
的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢
失。
第三章 文件的借阅和清退
第十条 各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签
字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。
第十一条 借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以
免影响文件的使用和保管。
第十二条 严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外，实
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文书管理制度 第一章总则 第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 “”第二条所谓文书是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。 第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。 第二章文件的收发和催办 第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。 第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收...
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