档案管理

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档案管理
文书归档工作程序
工作
程序
工 作 内 容
总 裁 办 公 室 各 业 务 部 门
平时
归卷
准备
1、熟悉公司的机构设置及
职能、归档文件的范围。
2、购置必要的装具。
3、拟制当年归卷类目表。
根据本部门的业务情况
及上年形成文件情况，
准备好本部门平时归卷
的类目卷夹。
平时
归卷 1、将审批完的呈批件及
时退各部门文件管理
员。
2、将以股份公司名义的
发文分类归入卷盒。
3、 上级文件分类归卷
1、文件管理员将本部门
的各类文件分类归入
相应的类目卷盒。
2、 合同、协议签完一周内
向总裁办归档。
3、指导本部门做好账外
文件的平时归卷工作。
文件
材料
的整
理
1、 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件
进行检查和调整。
2、 剔除不需归档的文件和重份文件。
3、 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷
(每卷在 150 页以内)。
4、 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。
5、、拆除文件上的金属物。
6、对无装订线的窄边文件进行加宽。
7、修复破损文件。
8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。
填写案卷标题。
填
写
目
录
和
备
考
表
装
盒
1、计算机打印卷内目录。
2、填写备考表（填写方法参
见“案卷质量要求” ）。
3、将整理好的案卷装盒。
工
作
标
准
每年一月份完
成当年文件材
料归卷的准备
工作，类目齐
全。
1、 归卷准确及时。
2、 每季有检查。
3、 发文正件与底
稿齐全。
调整后的案卷符合
质量要求 (详 见质
量标准)。
1、字迹清晰、准确
无误。
2、卷内目录、备考
表各栏填写齐全。
3、卷内目录与文
件相符无误。
填写
案卷
封皮
1、 按规定逐项填写
封面栏目。
2、填写卷内文件的
案卷号、目录号。
封面各栏及卷内
文件的案卷号、
目录号填写准确
无误、无漏。
排列
案卷
与编
号
1、按《邮电工业企业档案实体
分类办法》进行排列案卷。
2、编制档号。 1案卷排列符合规定。
2、档号编制准确无误。
移交
归档 1、填写移交清单一式两份，向总裁办
移交。
2．双方履行签字手续，各保存一份。
按时移交，清
点无误，手续
完备。
编制
案卷
目录
移交
归档 1、 按档号编制案卷目录 。
2、 在公司保存一年后，向首
信集团总部移交归档。
3、 交接双方清点无误后，履
行签字手续，各保存一份
案卷目录。
1、 案卷目录清晰无误。
2、 移交手续完备。
拟
写
案
卷
题
名
根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名
包括文件的制发机关、主题内容、文种。
标题结构完整，概
括全面、简明扼要，
能充分揭示卷内文
件的主题内容，便
于查阅。
附件二
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不
同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点:
一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材
料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正
件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一
起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映
企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排
列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后； 正件在前, 附件在
后； 印件在前, 定稿在后； 会议记录依会议时间顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度
顺序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后； 产
品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按
问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列执行GB/T11822-89 国家标准。
四、 区分不同价值: 各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量
根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同
而拆开组卷。
五、 跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不
能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷； 没有批复放在请示年立卷,
跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷； 跨年度的
会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期保存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重
抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号
在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清楚。（“件号章”的
其它项，由总裁办档案人员填写）。图纸在右下角编写页号。
八、 装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。然后，按
“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内目录的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内目录。卷内目录表的各项要填写
齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文
件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内目录的文件题名下
写明会议的主要内容。合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。没
有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。
十、 备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。卷内文件的情况说明, 都应填在备考表
内, 若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。题名主要由三个部
摘要：

档案管理文书归档工作程序工作程序工作内容总裁办公室各业务部门平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。平时归卷1、将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。2、将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。3、上级文件分类归卷1、文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。2、合同、协议签完一周内向总裁办归档。3、指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。文件材料的整理1、按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。2、剔除不需归档的文件和重份文件。3、...

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