测绘成果及资料档案管理制度

2025-06-04 0 0 62.5KB 18 页 10玖币

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理

制

度

档案管理工作程序

一、档案工作的基本程序

一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节

二、档案工作各环节的工作程序

1 收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。

1．1工作内容：

a 收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地

方的各种形式和载体的文件材料。

b 收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。

c 收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操

作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术

操作规程等文件材料。

d 收集会计凭证、帐册、报表。

1．2工作步骤

a 文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。

b 科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责

任者。

c 档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。

d 档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。

e 归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。

1．3质量要求

a 收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。

b 制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书

写。

c 归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

d归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。

2 整理

2．1工作内容

a 将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料

达到标准化、规范化、程序化。、

b 对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。

2．2工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分：

a 文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分

类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——

填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。

b 案卷整理的步骤：分类排列——编案卷目录——编档号。

2．3质量要求

a 分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保

持文件之间的有机联系。

b 装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。

c 案卷的封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要

完整、清晰、正确，题名要简洁明了。

d 编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范要求。

3 鉴定

3．1工作内容

分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是：

a 对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检

查。

b 对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。

c 编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。

3．2工作步骤

a 成立鉴定小组，以总工为主。

b 制订和修订各类档案的保管期限表。

c 具体鉴定：

(1)初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小

确定保管期限。

(2)后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。

d 鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。

e 审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料

(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。

3．3质量要求

a 鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和实

用主义。

b 鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。

c 鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。

4 保管

4．1工作内容和步骤

a 首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。

b 对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。

c 对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。

d 对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。

e 做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。

f 搞好库房及其周围的环境卫生。

g 要制订档案的保管、保密和销毁制度。

4．2质量要求

a 库房要有温度控制，做到“三分开”，达到“七防”要求。

b 装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。

c 要符合安全和保密要求。

5 统计

5．1工作内容和步骤

a 掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量，

b 做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量

统计和密级档案的数量统计。

c 做好档案日常借阅人次和数量统计。

d 做好档案复制、修改、复印、数量统计。

e 做好档案发挥效益情况的统计。

f 每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计

g 经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。

5．2质量要求

a 统计工作要做到准确、及时、科学和连续。

b 统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31 号]要求和行业主管部

门提出各种统计的要求。

c 各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐物相符。

6 编目与检索

6．1工作要求：编目与检索是互相关联的，编目工作是编制检索工具的

依据。

具体要求：

a 通过编目工作反映整理成果，固定排列次序，

b 通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。

6．2工作内容和步骤

a 编制卷内目录。

b 编制案卷为单位的总目录。

c 按内容性质和重要程度编专题目录和重要文件目录。

d 根据工作需要，编制其它各种目录，卡片和索引。

6．3质量要求：检索工具要标准规范，书写清晰，准确，便于查找。

7 提供利用

7．1工作内容和利用形式

以利用者为服务对象，以库藏档案为服务手段，采用多种利用形式和方

法，开发和直接提供档案为各项工作服务。

利用形式有：

a 借阅：包括出借、阅览、送货上门、电话借阅。

b 提供复制件(复印)。

c 印发目录、通讯、报导及汇编材料。

d 咨询服务，办展览会。

各类利用均需办理审批、登记手续，并应做好利用效果信息反馈登记。

7．2借阅步骤

出示证件(含审批的证明)——查检索工具(目录或卡片)——库房查找一一

借阅登记——归还验收注销——入库房。

7．3质量要求

a 提供服务要做到主动热情、耐心、周到、细致。

b 熟悉档案内容和存放位置，能迅速、准确地提供利用。

c 档案利用要符合保密和安全规定。

7．4借阅原则：

要严格遵守保密制度，保密资料须经主管领导批准后方可借阅，借出后

不得复印，用完及时交还。

8 编研

8．1工作内容

a 汇编档案文件

b 以档案内容为依据，编写参考资料，如全宗介绍、组织机构沿革、大事

记、基础数字汇编等。

c 直接进行学术研究，如编史修志、撰写学术著作和文章。

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摘要：

测绘成果及资料档案管理制度档案管理工作程序一、档案工作的基本程序一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节二、档案工作各环节的工作程序1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。1．1工作内容：a收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件材料。d收集会计凭证、帐册、报表。1．2工作步骤...

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