公司档案管理制度及流程 (2)

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公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程
文件编号
版本号 A/0
文件名称 页数 共 25 页
编制部门 行政部 实施日期 2018 年 3 月 日
编制 审批
公司档案管理制度及流程
一、目的
加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需
求和保证管理体系有效运行的证据。
二、 适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、 术语和定义
1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有
保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历
史记录。
2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、 职责
1、 行政部:
1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理;
2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;
3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案
管理工作;
5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;
6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、 其他各部门相关人员:
1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政部;
2)向行政部移交合同或文件资料原件或复印件;
3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;
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3、 各部门档案主管人员
1)负责部门档案的管理。
4、 各部门负责人
1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置;
2)负责对本部门档案管理的监督检查。
5、 各公司总监/副总
1)负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、 工作程序
1、 档案资料的收集
1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记
录目录》。
2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》,每季度向行政部移交。
a) 归档范围及移交时间:每季度结束后次月 10 日
b) 档案资料的标识
行政部及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见《公司档案管理规定》。
c) 档案资料的日常管理:
1 电类合同或其他需要保管的电文件,应当及时存档案指定电脑盘内或制作盘进行编号保
存;
2 文件、合同资料要详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便利用;
3 文件资料、合同要排列,按编号序存放于文件内,并加标识,整齐排放在文件档案中。
d) 档案借阅
1借阅档案要借阅手续填写借阅》。借阅原件在公司内,不能带出工作需要
档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准,且只带复印机,不原件;
档案外般只借复印件,需原件者须经总经理批准,的档案交时,必须当面点清楚如发遗失
损坏报告直接级;
⑶ 借阅档案用完后,及时送还如超借阅时间,须重新办理手续
⑷ 借档人必须爱档案,严禁涂改污损勾画剪裁抽取拆卸调换印、复印、摄影,不
得转借损坏如发现一次罚款 200-2000 不等的罚款元节严重者,按《档案法》和《保法》给予行政处
分,犯罪的,追究刑事责
⑸ 非本公司职工单位需查档案时,必须持单位介绍或本人身份复印件,经本公司高管批准后,方
阅览室阅览,不可将档案带出档案
e) 档案销毁
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已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,
后报总经理的批准,方销毁。
执行销毁务时必须由行政部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。销毁目录和
部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。
2、 档案管理细则
1)档案资料的归档范围
公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;
公司收的公文,政府职发来的与本公司有关的条例、规定命令定、、指、计
文件、证等文件;
本公司与其他单位来往的文权益等;
公司导的批、指等;
⑸ 重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、导人讲话典型发言会议简报、会议记录等;
⑹ 反映公司主要职活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
公司的各种工作计、计划考核/总结、报告、统计报表及报;
本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件本及过程料;
本公司任免文件料、员奖励、处分考核文件料、本公司员工、工资、的文件
料等人事档案资料;
本公司发布的各类广告、宣传料;
本公司的历史沿革事记及反映本公司要活动的报、片、录、录像等;
公务活动(学习、考察研究会议等)所获得或形成的档案资料;
财务档案资料;
各种实物档案;
15 其他有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
归档的文件资料必须完整、实、准确,如请示和批复、复印本和稿件等必须齐全。
2 一资料按一原件归档,要文件和高使用率文件可以根据需要,按二原件存
档。经办部门据实需要存复印件或印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,经总经理批准后
保存,行政部以影印本归档。
声像档案必须详细记录事、时间、地点、主要人物、背景,归档声像资料必须原版,在清晰
完整的特殊情况下可归档拷贝件。
文件有相纸质文件、资料一并归档保存,并做好电文件存储设备信息的备份工作。
各种实物档案(奖品奖杯锦旗奖章、证牌匾馈赠品等)必须原件归档,并保其完好无损
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4、档案资料的归档时间
⑴ 即时归档
下列文件(、声像资料等)在传、办理结束或取得时归档:
a) 公司规定的级文件;
b)要文件,政府批文、准文件、证等;
c) 合同、协议书本及过程资料;
d) 公司任免的文件及关职工奖励、处分、考核的文件料;
e) 其他认为需要时归档的资料。
定期归档
a) 部门在每月底前整理归档月文件,编制档案清单交行政部;
b) 部门每年 3 月底前归档年度文件与资料,并移交公司行政部;
声像档案的归档
a) 要电声像档案实时进行、归。
b) 一声像档案归档定期完成,一每三月一次制成机保管。
c) 每年 3 月底前必须向行政部移交一年度的所有归档电文件数据集,行政部
实后录成盘等机保管。
5、档案交接
部门内档案交接
部门档案管理人员)工作变动或职的,要填写《档案移清单》,部门负责人指定的接收
字,行政部证。
6、档案移交公司的流程
a) 移交破损、字扩散纸张太小的文件进修裱、复制或一、长短文件折叠
b)碳素墨水钢,不使用圆珠笔铅笔填写,要求字工整、清楚、准确。
c) 结合的形成时间、此联系进批复请示在后在后本在,定
稿在后;结据在后。
d) 经办部门检查文件或档案,编制移交清单
e) 行政部据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对;
f) 档案完整合公司要求,移交移交清单及电档移清单,确认无方在移交单上(一
字,方各保存一
7、档案保管
档案编号
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a) 档案按类一名称,其名应简档案质为,并要有一定,不
b) 档案分类各级名称经确定后应参档案分类编号表》所有分类各级名称及其数字编号,用一定
排列以便
c) 档案分类编号内档,以备将来组织扩大或业务增多时,增补之用。
d) 档案分类及编号的修订行政部结合工作和部门要求,组织实部门人不得随
e) 建立《档案目录》存案卷内,便于
8、附则:本办法公司行政部制定并负责解释
、 相关记录
1、 《档案分类编号表》
2、 《文件(合同)管理记录目录》
3、 《文件档案移交目录》
4、 《档案移交清单表》
5、 《档案借阅审批
6、 《档案管理流程》
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摘要:

公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程文件编号版本号A/0文件名称页数共25页编制部门行政部实施日期2018年3月日编制审批公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义1、档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实...

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