公司档案管理制度实施细则

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公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理

工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，

促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情

况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地

反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权

益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源

总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业

务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案

均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部

门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积

累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，

积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并

在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下

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几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话

记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报

告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手

续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；

媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣

传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工

维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查

记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师

谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤

方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面

的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市场调研资料、

与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档

案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

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文件等级文件类型保管期限

一级

秘密文件

公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、

经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发

文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产

核算，合同及司法文书等

永久

二级

重要文件

会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、

企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的

文件等

5年以上

三级

普通文件

员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客

记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排

单，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，

档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销

毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出

车及维修记录等

3 年

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，

结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：

行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF

设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC

财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH

仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡

涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区 3号楼 1

单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材

料具体命名如下：

201306.NHKC.3-1-2

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第1页共13页公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理...

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