机关事业单位档案管理制度
2025-06-03
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机关事业单位档案管理制度
第一章 总则
为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高
资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据
《中华人民共和国档案法》、《政府档案管理条例》，结
合我局实际情况，特制定本制度。
第二章 归档制度
一、归档制度
1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、
电子档案、图书资料、测绘资料等。
2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料
（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须
由本部门或专人负责收集、整理，于次年 6月30 日前或本
项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得
以任何理由拒绝归档。
3．归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反
映本单位在各项工作管理等方面的真实内容；归档文件的
书写笔迹和载体材料要能耐久保存，严禁使用圆珠笔、红
墨水、兰墨水书写或审批签字（只能用黑色），严禁使用
复印纸复写；归档的文件材料必须纸质优良，线条、字迹
图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用国际标准
尺寸 A4 纸。
4．归档的文件材料应为原件，因故无原件的，可归具
有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得
更改。
5．归档的文书、科技、会计、各类地图，文件必须是
盖有公章的正文，其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的
签字并加盖公章。领导签批应使用碳素墨水或签字笔；计
算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印；各
种图纸，表格做到手续完备，按规定签字盖章，图纸的图
幅和图标按国家标准绘制。
6．会计档案应按照要求由会计人员装订成册，加盖公
章。由部门保管一年，期满之后，指定专人编制移交清册,
于每年的六月底前移交档案科统一保管。
7．电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与
纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。目
前我局的电子档案有与可研、规划相对应的电子版；遥感
影像数据；与本局发文相对应的电子版；荒漠化沙化监测
数据；各项工程数据及成果材料；我局各项日常和业务活
动的影像资料等。
8．各科科归档的文件材料，交接手续要齐全，各类档
案的移交必须在档案移交单上签字。
二、预立卷制度
（一）预立卷基本要求
针对本局工作的特点，方便领导和各业务科科在工作
中使用档案材料，把工作过程中各个阶段所形成的管理文
件和技术材料完整地、及时地收集、积累、整理出来；为
防止档案的流失，加以妥善保密，必须进行预立卷工作。
（1）档案预立卷工作由各科科完成。
（2）各科科在档案预立卷业务中，要接受档案科档案
人员的指导、检查和监督。
（3）收集范围：收集整理本科科各业务人员手中的文
件材料并检查文件材料是否有保存价值、内容是否齐全、
有无重复材料。当年收集上一年度形成的、与科科工作相
关的文件、照片、录音、录像、光盘、磁盘等成果资料或
当年已经完成的工程项目资料。
（4）整理单位：可按平时工作过程进行顺序整理。文
书档案中请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件
与原件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在
后；转发件在前，原件在后。获奖的上报材料附上级的批
文或获奖证书的复印件，为一件。林业科技档案中具体工
程项目从立项起至项目结束，所有资料为一件。
（5）归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写，归
档的材料中不得出现圆珠笔或铅笔字（特殊情况要加以说
摘要：
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机关事业单位档案管理制度第一章总则为了加强档案管理，有效地保护和利用好档案，提高资料利用效率，使其更好的服务于我局的工作，现根据《中华人民共和国档案法》、《政府档案管理条例》，结合我局实际情况，特制定本制度。第二章归档制度一、归档制度1．局档案资料分为科技档案、文书档案、会计档案、电子档案、图书资料、测绘资料等。2．局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料（含文字、图表、声像、光盘、磁盘、实物材料等）必须由本部门或专人负责收集、整理，于次年6月30日前或本项工作结束后向局档案科移交归档，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。3．归档的文件材料应齐全、完整，能系统、准确地反映本单位在各项工作...
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