人事档案管理制度
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2024-12-04
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XXXX 股份有限公司人事档案管理制度
人事档案材料的收集、归档制度
第一章 总 则
第一条 人事档案材料的收集、归档工作是人事档案管理工作的重要环节，
关系到能否真正为组织上、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才提供依据
认真坚持档案材料收集和档案材料送交归档的工作制度。主动与形成人事档案材
料的部门加强沟通与联系，本着实事求是的原则，收集反映政治思想、品德作风、
业务能力、学识水平、工作实绩等方面材料，充实档案内容，有效地为人事工作服
务。
第二章收集范围
第二条 收集范围
第一类 履历材料。
第二类 自传材料。
第三类 鉴定、考核、考察材料。
第四类 学历、学位、培训和专业职称材料。
第五类 政审材料。
第六类 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。
第七类 奖励材料。
第八类 违犯党纪、政纪、国法处分材料。
第九类 工资、任免材料。
第十类 有保存价值的材料。
第三章收集方法和要求
第三条 收集方法和要求
1、建立健全人事档案材料的收集制度。与形成人事档案材料的部门取得联系
在材料形成后的一个月内，收集归档。
2、掌握信息，做好集中收集。可根据各个时期中形成的归档材料，提早发出
通知，明确提出统一报送归档材料的种类、要求和时间。
3、建立联系制度，疏通收集渠道。应经常注意与本机关各有关部门保持联系
主动到形成人事档案材料的部门收集归档材料。
4、跟踪收集。在收集、鉴别归档材料和整理档案的过程中，发现缺少材料或
材料不符合归档要求时，应及时进行登记，并向有关部门进行收集或重新补办。
5、收集人事档案材料的基本要求是：全面、及时、真实、准确。
第四章归档材料的要求
第四条 归档材料的要求
1、归档材料必须是办理完毕、手续齐全的正式材料。材料必须经过认真的鉴别
做到完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材
料的日期。
2、归档材料凡规定由组织审查盖章的，必须要有组织盖章。规定要同本人见
面或需要签字的材料,应有本人签字。特殊情况下，本人未签字的，应由组织注明
未签字的原因。
3、不属于归档范围的材料，不得擅自归档，可经过鉴别，分别处理(退给有
关部门或本人)。
4、档案材料，一般用纸规格是：18.4×26CM 或19×26.5CM(一本档案应是一
个规格)，文字须是铅印、胶印、油印、打印(字迹必须清楚)或用蓝黑墨水、黑色墨水、
黑汁书写。
5、对档案材料的归档要及时，对收集的人事档案材料在一个月内归入档案袋
(盒)内，每二年装订入册一次。
6、档案材料的收集、归档工作程序详见（附件）
人事档案的整理制度
第一章 总则
第五条 人事档案的整理工作是档案管理的基础工作之一，也是人事档案
规范化管理和提供利用的一个重要环节。整理主要是将收集起来的每个人的档案
材料，进行鉴别、分类、排序、编目，技术加工后装订成册，并在此基础上，不断
对档案内容进行补充。对所管理的档案及时认真地进行整理。
第二章 人事档案整理工作的基础要求
第六条 基础要求
1、整理档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通
过整理，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
2、准备好整理档案所需要的物品和设备，如目录表、职务变动表、工资变动
登记表、防腐胶水、切纸刀、打孔机、缝纫机等。
3、必须努力学习档案工作的专业知识，提高对归档材料的鉴别能力，熟悉整
理档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能。
第三章 归档材料的鉴别
第七条 人事档案是组织上培养、选拔和使用人才的重要依据，是反映全
部历史的真实凭证。归档材料的鉴别至关重要，应严格遵循以下原则，认真把好
材料关。
1、鉴别归档材料，要按照有关规定为依据，认真细致地进行。
2、对归档材料的鉴别，一定要实事求是，历史地、辩证地分析材料内容。要
具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件及材料的主要内容、用途、保存价值
来确定材料 是否归入档案。
3、鉴别归档材料的具体做法：
1) 判定归档材料是否属于所管的材料及应归入档案的内容。
2) 审查归档材料是否齐全、完整。凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能
归档。
3) 审查归档材料是否真实。对每份归档材料的真伪要认真进行审查，特别
是对填写的出生日期、参加工作时间、入党时间与档案记载不一致的材料
一定要核准后再归档，对参加工作后取得的学历，要配合有关部门对其
归档的学历、学位等有关材料，进行认真核查。
4) 审查归档材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的归档材料，要有组
织盖章。手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。
5) 鉴别中发现涉及政治历史问题或其它重要问题的材料没有查清或未办理
完毕，不能归入档案，应交有关组织处理。
6) 核对鉴别归档材料时，如发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并
向有关部门收集补充。
第四章档案材料的分类和内容
第八条 档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
第九条 档案正本分十类，其内容：
第一类 履历材料。
履历表、简历表，、职工、教师、职员、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，
更改姓名的材料及批件，个人简历材料及以履历为主的综合性材料等。
第二类 自传材料。
自传，属于自传性质的材料，入党入团形成的自传材料等。由本人撰写的叙
述自己的经历、思想变化过程，家庭和社会关系情况的材料归入本类。
第三类 鉴定、考核、考察材料。
第四类 学历、学位、培训和专业职称材料。
第五类 政审材料。
第六类 参加中国共产党、共青团、民主党派的材料。
第七类 奖励材料。
第八类 违犯党纪、政纪、国法处分材料。
第九类 工资、任免材料。
第十类 有保存价值的材料。
大、中专毕业生分配工作派遣证(报到证、通知书)，新录用和毕业生分配工作
体检表，有严重慢性病的体检表，工伤致残诊断及确定残废等级材料，有保存价
值无法入前九类的材料。
第十条 档案副本由档案正本主要材料的复制件(或重复材料)构成，其内
容和分类是：
第一类 近期履历材料；
第三类 主要鉴定、考核材料；
第四类 学历、学位和评聘专业技术职务材料；
第五类 政治历史情况及审查结论(包括甄别、复查结论)材料；
第七类 奖励材料；
第八类 处分决定(包括甄别、复查结论)材料；
第九类 工资、任免、待遇、通知、出国审批材料；
第十一条 内容交叉的材料，根据材料的主要内容或用途确定类别。
(1)带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
(2)履历表或简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
(3)培训考核表中有成绩、学生鉴定表带有学习成绩，在没有其他成绩表或毕
业生登记表的情况下，归入第四类。
(4)入党、入团申请书和自传连在一起的归入第六类。
(5)有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的主要表现情况的综合材料、
评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类；提升工资级别的鉴定
材料，如已有工资晋升批表的归第三类，没有审批表的归第九类。
(6)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定
等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归入第五类，
以违纪错误为主的归第八类。
第十二条 档案材料的排序与编目
每类档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形
成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，左上角编写材料形
成的时间(只有一页的材料可不用编写)，右下角编写页数。
第十三条 档案材料排序的基本方式
1、按档案材料形成时间排序的：
2、按档案材料内容的主次关系进行排序的：
3、按材料性质相对集中排序的方法是：
①工资情况的材料；②任免材料；③出国、出境材料；④其他材料。每种材
料再根据形成材料的时间顺序排列。
每卷档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真
进行编写。
第十四条 职务变动表应及时填写。职务的变动、级别的变动、技术职务的变
动都应如实填写。
第十五条 工资变动表，仍需填写，放在职务变动表后面，不用编排类别和
编号
第五章人事档案整理工作注意事项
第十六条 必须严格遵守安全保密制度，不可随意泄漏档案中的内容。
第十七条 在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。
第十八条 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
第十九条 不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，
须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
第二十条 在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材
料和泄露档案内容。档案整理的工作程序详见（附件）
人事档案的保管和保护制度
第一章 总 则
第二十一条 人事档案保管工作是以安全保密为基本原则，以便于查找为
主要内容，以提供利用为最终目的一项重要工作。对人事档案要严格保密，维护
和确保人事档案的完整和绝对安全。同时，在保管过程中，要采取切实有效的措
施，防止和避免人事档案的损坏，延长其使用寿命，使人事档案更有效地为人事
工作提供服务。
第二章具体要求
第二十二条 具体要求如下：
一、保存 500 册以上档案的，要建立坚固的防火、防潮、防盗的专用档案库房
面积为每千卷需20 至25 平方米。
二、库房内要具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等条件，保持库房的
清洁和库内适宜的温、湿度(温度14 度～24 度，相对湿度45～65%)。为此，要配
置铁质的档案柜，库内要设置空调、去湿、加湿、消毒、灭火等设备，并经常检查。
三、要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档
案人员办公室应三室分开。
四、档案库房严禁吸烟、堆放杂物、放置易燃易爆物品。库房的钥匙要设专人
妥善保管，无关人员一律不得进入档案库房。
五、要建立好各种登记台帐，对查阅、借阅、转入、转出档案等项目要及时登
记，一年进行一次统计。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
六、严格遵守安全保密制度，不得私自保存他人档案，不得利用档案材料营
私舞弊，在任何情况下都不能向无关人员谈论档案内容，严禁用电话等通讯工具
索取和提供有关的全面情况或一些重要问题，严禁携带档案材料探亲、访友、进入
公共娱乐场所。对违犯档案工作法律和纪律，丢失档案、贿赂秘密者，要视情节轻
重，予以严肃处理。
人事档案的查阅和借阅制度
第一章人事档案的查阅、借阅手续
第二十三条 查阅、借阅人事档案手续
1、要提前预约，并在约定时间内，由中共党员2人持党委出具主管领导签字
加盖公章的《查阅人事档案审批表》，经公司有关领导签字同意后，方可前来查阅
2、国家安全、公、检、法机关和保卫部门，以及地方、军队等单位，因工作需要
查阅档案，必须持有县、团以上的组织或人事部门出据的查阅档案证明信，经人
事负责人同意，并办理审批手续后，方可查阅。
3、档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出使用时，需要说明理由，经档
案管理部门批准，并严格履行登记手续，15 天内必须归还，如确困工作需要不能
按期归还的，可办理续借手续，但不得擅自转借他人。
第三章查阅人事档案注意事项
第二十四条 查阅人事档案注意事项
1、查阅人事档案必须是中共正式党员，持《查阅人事档案审批表》及本人工作
证，经同意后，方可查阅。
2、任何人都不准查阅、借阅本人和直系亲属的档案。未经批准，不得查阅同
级和上级档案。
3、查阅和借阅档案时，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏档案材料。
4、严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容。未经
档案管理部门同意，严禁复制、摘录、拍摄档案内容。
5、不得凭借外调证明材料介绍信查阅档案，外调人员不能查阅档案，所需了
解的情况由所在单位的党组织负责提供。
6、查档人员应在指定的地点查阅档案，严禁吸烟。
7、查阅人事档案审批表详见（附件）
人事档案的转递、移交、接收制度
第一章总则
第二十五条 人事档案的转递工作，是人事档案的流动性质决定的。工作的调
动、职务的变化、机构的重组，都牵涉到人事档案的转递，它是人事档案管理工作
中的一项经常性业务。
第二章做好这项工作的注意事项
第二十六条 注意做到如下几点：
一、人事部门应及时将办完的调动通知和职务变动任免通知送交人事档案管
理部门。
二、接到调动或职务任免通知后，经主管部门同意，应在 15 天内将调出的档
案转给新的主管单位。
三、铁路系统各单位有任免权的人事部门可直接转递、移交档案。
四、人事档案应通过机要交通转递或派党员取送，不准邮寄和本人自带。
五、转出的人事档案材料必须齐全，并按规定认真整理，装订整齐，不得扣
留材料和分批转出。
六、转出的人事档案必须使用统一的“档案转递通知单”，按照项目要求详
细填写登记，并要严密包封。
七、收到档案的单位，要认真审核档案材料和装订质量，经核对无误后，在
回执上签字盖章，立即退回。逾期一个月未退回执的，转出单位应催问，以防丢
失档案。
八、接收档案单位，经检查，没有按规定整理的档案，有权将其退回原单位，
限期整理装订整齐后，再接收。
九、移交档案时，移交和接收单位应在交接前协商好交接方法、时间及地点。
十、严格执行转递制度，在档案转递过程中，转递档案和接收档案单位要互
相沟通，避免产生“无头档案”。
十一、具体工作程序详见（符件）
附则
第二十七条 本办法由人力资源部负责解释，自公布之日起执行。
附件 1档案材料收集、归档工作程序
序号 程序工 作 内 容 工 作 要 求
1
明
确
来
源
1、建立联系制度；
2、主动联系。
2
及
时
收
集
1、做到嘴 勤、腿
勤、手勤；
2、收集及时、完
全、真实、准确。
3
认
真
鉴
别
1、以中央及有关规
定为准绳；
2、具体问题、具体
分析。
4
妥
善
处
理
1、归档材料应完
整、完备；
2、不应归档的退回
制作单位处理。
5
随
时
归
档
1、归档应及时、准
确；
2、不准积压、避免
丢失，保证作用。
6
定
期
装
订
1、严格执行整档规
定；
2、避免材料出现散
乱
3、避免材料丢失。
经常与产生档案材料的部门联系
掌握规律、注意方法、及时收集
确定是否应归档、审查完整完备性
不完整、不完备
的退回补齐补办
不应归档
的退回
符合要求的及时装入档案
有计划的经常性装订、
定期的普遍整理装订。
附件 2档案整理工作程序
序号 程序工 作 内 容 工 作 要 求
1
鉴
别
分
类
立卷补充材料
1、鉴别认真；
2、分类准确；
3、排序合理。
2
编
制
记
号
编号、页数、
时间编注准确、工
整。
3
技
术
加
工
1、加工细致；
2、合乎规范。
4
登
记
填
写
1、用碳素墨水钢
笔；
2、登记准确、字迹
工整；
3
、缩减合理，排
列有序
5
装
订
1、装订要做到右、
左、底部三面整
齐，上部大 致
齐；
2
、无材料文字损
伤。
6
复
核
1、入库要及时；
2、进柜排放要合
理；
3、无错放位置，
错编档案号现象。
鉴别分类 鉴别分类
编注类属号、
页数、时间
编注类属号
页数、时间
复制、粘贴
裁剪等
复制、粘贴
裁剪等
登记 目录 、填
写
职务、工资表
登记 目录 、填
写
职务、工资表
装订成卷装订成卷
复查验收复查验收
7
入
库
附件 3查阅人事档案审批表
内容项目 姓 名 单 位 职 务 政治面貌
被查阅人
查阅人
查
档
理
由
和
查
阅
内
容
查
阅
单
位
负责人签字： 年 月 日(盖公章)
主
管
部
门
意
见 年 月 日
装袋 入库
进柜
装袋 入库
进柜
摘要：
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XXXX股份有限公司人事档案管理制度人事档案材料的收集、归档制度第一章总则第一条人事档案材料的收集、归档工作是人事档案管理工作的重要环节，关系到能否真正为组织上、历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才提供依据认真坚持档案材料收集和档案材料送交归档的工作制度。主动与形成人事档案材料的部门加强沟通与联系，本着实事求是的原则，收集反映政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等方面材料，充实档案内容，有效地为人事工作服务。第二章收集范围第二条收集范围第一类履历材料。第二类自传材料。第三类鉴定、考核、考察材料。第四类学历、学位、培训和专业职称材料。第五类政审材料。第六类参加中国共产党、共青团...
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